Работа с платежными документами

 

www.parus.ua > Продукция > Для бюджетных организаций и государственных учреждений > Статьи по практической помощи > Работа с платежными документами

Работа с платежными документами

Для документирования работы с наличными и безналичными средствами используются платежные документы, включающие кассовые и банковские документы. Эти документы сохраняются и распечатываются в разделе «Платежные документы».
Чтобы задокументировать работу с наличностью в кассе, предприятиями и организациями используются кассовые документы. В частности, для операций прихода или возврата наличных средств используются приходные кассовые ордера. Операции по выдаче наличных средств под отчет, командировочные и тому подобные расходы отражаются в расходных кассовых ордерах.
Платежные документы могут создаваться несколькими путями:

Регистрация платежного документа с нуля

Для того, чтобы зарегистрировать платежный документ непосредственно вводя данные с клавиатуры, требуется выполнить такие действия.
  1. Из главного меню выбрать пункт ДокументыПлатежные документы.
  2. В панели слева выбрать, или создать при необходимости тематический каталог, в котором должен размещаться платежный документ.
  3. Установить в разделе отбор документов на промежуток дат, в который будет попадать добавляемый документ. Для этого в верхней таблице раздела из контекстного меню следует выбрать пункт «Отобрать», или нажать на клавиатуре клавишу <F6>.
  4. В форме условий отбора заполнить требующиеся критерии отбора документов.
  5. Щелкнуть мышкой на кнопке «Установить».
  6. В правой верхней таблице из контекстного меню выбрать пункт «Добавление» → «Добавить», или нажать клавишу <Insert>.
  7. Заполнить форму редактирования документа.
  8. Щелкнуть мышкой на кнопке «Записать».
Регистрация платежного документа с нуля
 
При заполнении формы выбирается из словаря «Типы документов» мнемокод платежного документа (например ВКО, ПКО, ПП), мнемокод документа-основания, мнемокод документа-подтверждения, указывается их номер и дата. Для того, чтобы нужный тип документа был доступен для выбора в соответствующем поле, необходимо, чтобы предварительно этот тип документа был привязан к разделу «Платежные документы» в требующемся качестве при настройке словаря «Типы документов».
Из словаря «Организации и МОЛ» нужно выбрать плательщика и получателя платежа.
В поле Наименование товара, работ, выполненных услуг указывается примечание к платежу. Здесь, используя контекстное меню, можно подставлять определенные значения дат, вызывать макроподстановки, чтобы ускорить процесс набора текста назначения платежа.
Группа полей Дополнительные отметки и суммы объединяет следующие поля: КЭКР, КПКР, НДС (указывается процент ставки НДС), на сумму (вносится сумма НДС платежного документа), Код валюты и Итоговая сумма. Поля КЭКР и Итоговая сумма доступны для редактирования только в том случае, если не заполнена спецификация платежного документа. Если же документ содержит спецификации, то Система автоматически рассчитывает значение итоговой суммы документа. Поле, предназначенное для суммы НДС, становится доступным лишь при ненулевой ставке НДС. Эта сумма также будет рассчитана Системой автоматически, если заполнена спецификация платежного документа.
Спецификации платежного документа используются для того, чтобы можно было предварительно разнести сумму по синтетическим и аналитическим счетам, материально-ответственным лицам. Для этого на вкладке «Спецификации» нужно из контекстного меню, вызванного в таблице, расположенной на этой вкладке, выбрать пункт «Добавить» и заполнить форму.
 
Регистрация платежного документа
 
В форме редактирования спецификации обязательно нужно указать номер синтетического счета. Аналитические счета и МОЛ указываются при необходимости.
Для получения информации по назначению полей формы редактирования платежного документа используйте контекстно зависимую справку.

Регистрация платежного документа с использованием образца

Регистрация платежных документов с использованием образца предусмотрена в Системе для удобства пользователя. С помощью этого способа регистрируют документы с типовыми (для бухгалтерии пользователя Системы) наборами характеристик. В этом случае последовательность действий пользователя следующая:
  1. Выполнить пункты 1 – 5 из предыдущего описания, если только приступаете к работе с разделом платежных документов.
  2. В правой верхней таблице из контекстного меню выбрать пункт «Добавление» → «Добавить по образцу», или нажать клавишу <F7>.
  3. На экране будет отображено окно просмотра списка образцов платежных документов. Если словарь пуст или подходящий образец отсутствует, то нужно зарегистрировать в словаре нужный образец.
  4. Выбрать подходящий для данного документа образец. В результате на экране появится форма добавления платежного документа, где некоторые поля уже будут заполнены согласно образцу. Дату регистрации документа Система заменяет конечной датой из текущих условий отбора в разделе, а регистрационному номеру присваивает очередное значение для документа указанного типа.
  5. Задать необходимые значения в полях формы «Добавление документа».
  6. В случае необходимости отредактировать спецификацию документа.
  7. Щелкнуть мышкой на кнопке «Записать».

Регистрация платежного документа по данным дебиторской и кредиторской задолженности

Для регистрации платежных документов для погашения задолженности в Системе предусмотрен удобный способ, позволяющий для этого использовать данные из раздела «Расчеты с дебиторами и кредиторами». Если платежный документ создается данным методом, Система автоматически заполняет сумму документа по данным строки задолженности. Также автоматически заполняется информация о документе-основании, контрагенте, в спецификацию кассового документа подставляется бухгалтерский счет, на котором числилась задолженность.
Чтобы зарегистрировать платежный документ на основании данных дебиторской/кредиторской задолженности, нужно выполнить следующие действия:
    1. Выполнить пункты 1 – 5 из описания добавления документа вручную, если только приступаете к работе с разделом платежных документов.
    2. В правой верхней таблице из контекстного меню выбрать пункт «ПД на закрытие задолж.», или нажать сочетание клавиш <Shift> + <F7>.
    3. В открывшейся форме Расчеты с дебиторами и кредиторами: Условия отбора установить параметры отбора строк ведомости расчетов с дебиторами/кредиторами. Кликнуть на кнопке «Установить».
    4. В открывшемся окне раздела «Расчеты с дебиторами и кредиторами» выбрать в таблице строку, по данным которой необходимо создать платежный документ. Затем щелкнуть на кнопке «Выбрать».
    5. В появившемся в результате предыдущего действия окне с образцами платежных документов при необходимости выбрать образец документа, который будет использован за основу для регистрации нового платежного документа, и кликнуть на кнопке «Выбрать». Если использовать образец не нужно, можно отказаться от выбора образца платежного документа, для чего следует кликнуть на кнопке «Отмена»
    6. Заполнить оставшиеся поля в форме, указав при этом необходимый тип платежного документа. При этом Система уже сформирует спецификацию на основании данных выбранной строки задолженности, а также заполнит данные документа-основания.
    7. Для сохранения документа кликнуть на кнопке «Записать».

Авторизация
 
РУС УКР