Робота з платіжними документами

 

www.parus.ua > Продукцiя > Для бюджетних організацій та державних установ > Статті з практичної допомоги > Робота з платіжними документами

Робота з платіжними документами

Для документування роботи з готівкою і безготівковими коштами використовуються платіжні документи, що включають касові і банківські документи. Ці документи зберігаються і роздруковуються в розділі «Платіжні документи».
Щоб задокументувати роботу з готівкою в касі, підприємствами і організаціями використовуються касові документи. Зокрема, для операцій приходу або повернення готівкових коштів використовуються прибуткові касові ордери. Операції з видачі готівкових коштів під звіт, відрядження і тому подібні витрати відображаються у видаткових касових ордерах.
Платіжні документи можуть створюватися кількома шляхами:

Реєстрація платіжного документа з нуля

Для того, щоб зареєструвати платіжний документ безпосередньо вводячи дані з клавіатури, потрібно виконати такі дії:
  1. З головного меню вибрати пункт Документи → Платіжні документи.
  2. У лівій панелі вибрати або створити при необхідності тематичний каталог, в якому повинен розміщуватися платіжний документ.
  3. Встановити в розділі відбір документів на проміжок часу, у який буде потрапляти додається документ. Для цього у верхній таблиці розділу з контекстного меню слід вибрати пункт «Відібрати», або натиснути на клавіатурі клавішу .
  4. У формі умов відбору заповнити потрібні критерії відбору документів.
  5. Клацнути мишкою на кнопці «Встановити».
  6. У правій верхній таблиці з контекстного меню вибрати пункт «Додавання» → «Додати», або натиснути клавішу .
  7. Заповнити форму редагування документа.
  8. Клацнути мишкою на кнопці «Записати».
Реєстрація платіжного документа з нуля
При заповненні форми вибирається зі словника «Типи документів» мнемокод платіжного документа (наприклад ВКО, ПКО, ПП), мнемокод документа-підстави, мнемокод документа-підтвердження, вказується їх номер і дата. Для того, щоб потрібний тип документа був доступний для вибору у відповідному полі, необхідно, щоб попередньо цей тип документа був прив'язаний до розділу «Платіжні документи» в який необхідно знати як при налаштуванні словника «Типи документів».
Зі словника «Організації і МВО» потрібно вибрати платника і отримувача платежу.
В поле Найменування товару, робіт, виконаних послуг зазначається примітка до платежу. Тут, використовуючи контекстне меню, можна підставляти певні значення дат, викликати макропідстановки, щоб прискорити процес набору тексту призначення платежу.
Група полів Додаткові позначки і суми об'єднує наступні поля: КЕКВ, КПКВ, ПДВ (зазначається відсоток ставки ПДВ), на суму (вноситься сума ПДВ платіжного документа), Код валюти і Підсумкова сума. Поля КЕКВ і Підсумкова сума доступні для редагування тільки в тому випадку, якщо не заповнена специфікація платіжного документа. Якщо ж документ містить специфікації, то Система автоматично розраховує значення підсумкової суми документа. Поле, призначене для суми ПДВ, стає доступним лише при ненульовий ставкою ПДВ. Ця сума також буде розрахована Системою автоматично, якщо повна специфікація платіжного документа.
Специфікації платіжного документа використовуються для того, щоб можна було заздалегідь рознести суму по синтетичним і аналітичним рахункам, матеріально-відповідальним особам. Для цього на вкладці «Специфікації» потрібно з контекстного меню, викликаного в таблиці, розташованій на цій вкладці, вибрати пункт «Додати» і заповніть форму.
 
Реєстрація платіжного документа
 
У формі редагування специфікації обов'язково потрібно вказати номер синтетичного рахунка. Аналітичні рахунки і МОВЛЯВ вказуються при необхідності.
Для отримання інформації за призначенням полів форми редагування платіжного документа, використовуйте контекстно залежну довідку.

Реєстрація платіжного документа з використанням зразка

Реєстрація платіжних документів з використанням зразка передбачена в Системі для зручності користувача. За допомогою цього способу реєструють документи з типовими (для бухгалтерії користувача Системи) наборами характеристик. У цьому випадку послідовність дій наступна:
  1. Виконати пункти 1 - 5 з попереднього опису, якщо тільки приступаєте до роботи з розділом платіжних документів.
  2. У правій верхній таблиці з контекстного меню вибрати пункт «Додавання» → «Додати за зразком», або натиснути клавішу <F7>.
  3. На екрані буде відображено вікно перегляду списку зразків платіжних документів. Якщо словник порожній або відповідний зразок відсутня, то потрібно зареєструвати в словнику потрібний зразок.
  4. Вибрати підходящий для даного документа зразок. В результаті на екрані з'явиться форма додавання платіжного документа, де деякі поля вже будуть заповнені згідно зі зразком. Дату реєстрації документа Система замінює кінцевою датою з поточних умов відбору в розділі, а реєстраційним номером присвоює чергове значення для документа зазначеного типу.
  5. Задати необхідні значення в полях форми Додавання документа».
  6. У разі необхідності відредагувати специфікацію документа.
  7. Клацнути мишкою на кнопці «Записати».

Реєстрація платіжного документа за даними дебіторської та кредиторської заборгованості

Для реєстрації платіжних документів для погашення заборгованості в Системі передбачений зручний спосіб, що дозволяє для цього використовувати дані з розділу «Розрахунки з дебіторами і кредиторами». Якщо платіжний документ створюється даним методом, Система автоматично заповнює суму документа за даними рядка заборгованості. Також автоматично заповнюється інформація про документі-підставі, контрагента, в специфікацію касового документа підставляється бухгалтерський рахунок, на якому значилася заборгованість.
Щоб зареєструвати платіжний документ на підставі даних дебіторської/кредиторської заборгованості, потрібно виконати наступні дії:
  1. Виконати пункти 1 - 5 з опису додавання документа вручну, якщо тільки приступаєте до роботи з розділом платіжних документів.
  2. У правій верхній таблиці з контекстного меню вибрати пункт «ПД на закриття заборгованність», або натиснути комбінацію клавіш <Shift> + <F7>.
  3. У формі Розрахунки з дебіторами і кредиторами: Умови відбору встановити параметри відбору рядків відомості розрахунків з дебіторами/кредиторами. Клацнути на кнопці «Встановити».
  4. У вікні розділу «Розрахунки з дебіторами і кредиторами» вибрати в таблиці рядок, за даними якої необхідно створити платіжний документ. Потім клацнути на кнопці «Вибрати».
  5. У який з'явився в результаті попереднього дії вікні із зразками платіжних документів при необхідності вибрати зразок документа, який буде використаний за основу для реєстрації нового платіжного документа, і клікнути на кнопку «Вибрати». Якщо використовувати зразок не потрібно, можна відмовитися від вибору зразка платіжного документа, для чого слід клацнути на кнопці «Отмена»
  6. Заповнити решту поля у формі, вказавши при цьому необхідний тип платіжного документа. При цьому Система вже сформує специфікацію на підставі даних вибраного рядка заборгованості, а також заповнить дані документа-підстави.
  7. Для збереження документа клікнути на кнопку «Записати».
Авторизацiя
Подiлитися 
 
РУС УКР