Бухгалтерський облік

 

www.parus.ua > Продукцiя > Для великих підприємств (ERP) > Бухгалтерський облік

Бухгалтерський облік

Парус - Бухгалтерія

 

Перш ніж перейти до короткого опису додатка "Бухгалтерський облік" відзначимо, що він може працювати абсолютно автономно (втім, як і більшість інших додатків Системи). Якщо Вас цікавить автоматизація тільки бухгалтерського обліку, то ПАРУС надасть оптимальне для Вас рішення: відносно дешевше на базі FoxPro - для невеликої кількості робочих місць (з можливістю переходу в перспективі на значно більш потужне рішення на базі Oracle) або відразу - засноване на Oracle -технологіях.

"Бухгалтерський облік" - це додаток, побудований, за перевіреною часом і тисячами клієнтів, концепцією роботи автоматизованої бухгалтерії. Він реалізує всі необхідні функції для ефективної та точної роботи Вашої бухгалтерії: надання повної бухгалтерської звітності, ведення обліку для потреб управління підприємством та надання даних у вищі організації для консолідованого обліку .

Додаток "Бухгалтерський облік" допоможе Вам вести облік у національній та іноземних валютах:

і при цьому:

а також:

Зовнішні інформаційні зв'язки додатка "Бухгалтерський облік" представлені на наступному малюнку. Щоб не ускладнювати наведену тут схему, ми не вказуємо в ній абсолютно всі зв'язки. Ви можете дізнатися про інші зв'язки в розділах книги, присвячених різним додаткам Системи (наприклад, з "Фінансовим плануванням", з додатками управління виробництвом).

Розпорядження на оплату являє собою підставу для підготовки банківського або касового документа, який, у свою чергу, відпрацьовується в журналі обліку господарських операцій. Однак існує й інший варіант відпрацювання, так як Система не вимагає обов'язкової електронної реєстрації всіх документів. Так, по "електронному" розпорядженням про оплату може бути сформований тільки "паперовий" документ. Тоді підставою для реєстрації в Системі господарської операції виступає саме розпорядження про оплату.

Товарний звіт дозволяє уникнути реєстрації в Системі окремих документів по кожній господарської операції. Наприклад, в торгових залах магазину робота може вестися без виписки документів по кожній операції. В інших випадках документи (рахунки, накладні тощо) виписуються, але не реєструються відразу в Системі. Після завершення робочого дня (зміни або іншого періоду) складається товарний звіт, який реєструється вручну або автоматизовано, наприклад, у додатку логістики, а потім відпрацьовується в обліку за допомогою бухгалтерського додатка Системи.

Вхідної та вихідної авізо забезпечують автоматизований процес передачі та відпрацювання в обліку даних про господарські операції зовнішніх підрозділів (філій) Вашої організації.

Фінансова виписка являє собою вибірку з журналу обліку господарських операцій за деякий період часу, зроблену за певними правилами і надходить в інші додатки Системи ПАРУС. Таким чином, користувач додатка (наприклад, логістики) отримує можливість відстежити проходження відпрацювання своїх документів у бухгалтерському обліку і перенести інформацію з фінансової виписки в спеціалізовані облікові регістри (наприклад, в журнал платежів) . 

Об'єкти обліку

- Журнал обліку господарських операцій

Інформація про рух коштів, матеріальних цінностей і зобов'язань дебіторів / кредиторів накопичується в журналі господарських операцій. Кожен факт господарського життя підприємства відображається відповідним документом. А тому процес заповнення журналу обліку господарських операцій зводиться до переносу даних з цього документа в журнал. Назвемо цей процес відпрацюванням документа в журналі обліку. Оскільки подібне відпрацювання автоматично призводить до відбиття даних документа на рахунках бухгалтерського обліку й у бухгалтерській звітності, в рамках Системи поняття відпрацювання в журналі обліку господарських операцій та відпрацювання в бухгалтерському обліку фактично збігаються.

Якщо документ був сформований або зареєстрований за допомогою якоїсь програми Системи (зокрема, в самому додатку бухгалтерського обліку), його відпрацювання значною мірою автоматизоване: на підставі такого документа за попередньо заданому правилу формується запис у журналі обліку господарських операцій. Ви можете відпрацювати документ в обліку, не виходячи з відповідного розділу; як альтернативний варіант, дані можна поставити в буфер на відпрацювання, а потім, працюючи безпосередньо з журналом обліку господарських операцій, провести відпрацювання даних з цього буфера. Це особливо зручно, якщо відпрацювання в бухгалтерському обліку доручене, наприклад, одному співробітнику бухгалтерії. У цьому випадку всі інші бухгалтера фактично готують тільки "заявки" на відпрацювання, що накопичуються в буфері.

Якщо документ не реєструється в Системі, то можливо безпосереднє формування відповідної господарської операції із застосуванням різних способів полегшення цього процесу. Наприклад, можна скористатися спеціально підготовленим зразком або вибрати в якості прототипу раніше зареєстровану "схожу " господарську операцію.

Реєстрована в журналі обліку господарська операція складається з заголовка, що включає її загальні характеристики, і специфікації, що складається з необмеженої кількості бухгалтерських проводок, кожна з яких описує рух коштів з одного рахунку на інший.

На малюнку приведені тільки основні параметри заголовка і проводки господарської операції, реєстрованої в Системі. Насправді їх значно більше, наприклад, для проводки - більше сорока! Зрозуміло, у найпростіших випадках можна формувати тільки кілька необхідних параметрів.

Для журналу господарських операцій є "внутрішні" (в рамках програми "Бухгалтерський облік") джерела інформації, які будуть вказані нижче при обговоренні інших облікових регістрів. Тут же відзначимо, що Система забезпечує автоматичну реєстрацію господарських операцій при переоцінці валютних активів і пасивів на підставі залишків на валютних рахунках і динаміки курсів іноземних валют.

- Залишки коштів по рахунках

Дані в грошовому вираженні про залишки майна та про зобов'язання підприємства зберігаються в регістрі "Залишки коштів за рахунками" окремо для кожного синтетичного рахунку бухгалтерського обліку, аналітичного рахунку, підрозділи балансової одиниці, а також по кожній валюті:

- Відомості взаємних розрахунків з дебіторами / кредиторами

Для оперативного контролю та обліку взаєморозрахунків з дебіторами / кредиторами в додатку використовуються відомості взаємних розрахунків, кожна з яких відображає взаєморозрахунки одного підрозділу балансової одиниці з дебіторами / кредиторами в певній валюті по одному синтетичному рахунку. Подібна відомість складається із записів, кожна з яких містить дані взаєморозрахунків (сальдо і рух заборгованості) з одним контрагентом по одній підставі (договору, рахунку або іншого документа).

Відомість взаємних розрахунків формується за один обліковий період:

... Допускає проведення ряду дій/

Ви можете проаналізувати взаєморозрахунки в різних розрізах (по контрагентах, рахунках тощо) в будь-який момент часу, не чекаючи кінця облікового періоду.

- Інвентарна картотека і картотека МШП

У розділі "Інвентарна картотека" зберігається інформація про всі основні засоби (нематеріальні активи) з усіма притаманними їм характеристиками. Система дозволяє працювати зі складними складеними об'єктами, вести їх груповий облік, проводити операції розукомплектування і т.п. 

Всі зміни стану основних засобів можуть бути відображені в цьому розділі відразу при їх виникненні, при цьому Система автоматично зареєструє відповідні господарські операції:

Таким чином, інвентарна картотека - це не тільки засіб перегляду списку інвентарних об'єктів, а середа зі зручними функціями для обслуговування об'єктів інвентарного обліку в процесі їх експлуатації. Всі операції з об'єктом інвентарного обліку Система реєструє в історії інвентарної картки , за допомогою якої можна провести " відкат" проведених операцій .

Одна з важливих функцій інвентарної картотеки - це розрахунок амортизаційних відрахувань. Система виконує його на підставі річних норм на відновлення. Для інвентарних об'єктів, що вимагають індивідуального розрахунку (наприклад, для автотранспортних засобів), розрахунок може бути уточнений.

На виконання ПБО 5 / 98 в Систему доданий розділ "Картотека МШП" для зберігання інформації про оборотні кошти праці (малоцінні і швидкозношувані предмети). Робота з МШП організована в Системі аналогічно роботі з основними засобами. При цьому забезпечується відпрацювання в обліку приходу, передачі в експлуатацію; нарахування амортизації та списання МШП, а також формування картки для певної кількості МШП.

Обробка та узагальнення інформації

Збір та реєстрація інформації - це тільки одна зі сторін бухгалтерського обліку. Інша його сторона - узагальнення інформації, подання її у формі, придатній для звіту перед податковими органами, засновниками, акціонерами або вишесто-ящей організацією, а також для аналізу і прийняття управлінських рішень.

- Оборотні відомості

Оборотні відомості використовуються в додатку як засіб оперативного контролю фінансового стану підприємства, а також як зручний інструмент для пошуку та виправлення помилок в бухгалтерському обліку. Така відомість формується за будь-який період времені між двома довільними датами.

Не виходячи з оборотної відомості, Ви можете отримати повний список господарських операцій, на підставі яких сформована та чи інша рядок відомості, виправити будь-яку з цих господарських операцій або сформувати нову господарську операцію для виправлення виявленої в обліку помилки.

У відомості руху коштів по рахунках для кожного синтетичного рахунку (окремо для кожного підрозділу балансової одиниці і виду валюти ) відображаються обороти по дебету і кредиту, вхідні та вихідні залишки як по бухгалтерській, так і з управлінської оцінками .

У відомостях по аналітичних рахунках, по кореспондуючих рахунках і по додаткових ознаках ці обороти деталізуються. Для оборотної відомості по кореспондуючих рахунках можливе групування рахунків за дебетом або за кредитом , врахування всіх аналітичних рахунків або тільки певних порядків, складання відомості в раз - резе певних рахунків , валют , підрозділів балансової одиниці або спеціальних ознак і т.п.

І нарешті, у відомості по руху матеріальних цінностей відображаються залишки і обороти по рахунках матеріального обліку в розрізі матеріально-відповідальних осіб і найменувань товарно-матеріальних цінностей .

- Розподіл залишків і оборотів по рахунку на інші рахунки

На практиці нерідко буває потрібно віднести залишки або обороти по одному рахунку на кілька інших рахунків. Або рознести одноразово понесені витрати за різними місяцях . Або і те, і інше. Наприклад, вартість комунальних чи орендних платежів можна розподілити між підрозділами фірми, а великі витрати на участь у еже - придатної виставці рознести по місяцях і напрямками діяльності.

Щоб виконати подібну операцію, Вам досить задати правила розподілу (рахунки формованих проводок, коефіцієнти розподілу та рознесення по місяцях), і по команді користувача Система автоматично сформує одну або кілька господарських операцій.

- Звіти

Додаток "Бухгалтерський облік" дозволяє формувати велику кількість різноманітних звітів. Насамперед, мова йде про стандартні документах, які повинна готувати бухгалтерія будь-якого підприємства: баланс підприємства, оборотний баланс, головна книга, касова книга, відомості аналітичного обліку (журнали-ордери) і т.д. 

Якщо подібних звітів Вам недостатньо, то Ви зможете сформувати звіти будь-якого виду та змісту, використовуючи Microsoft Excel або Seagate Crystal Reports, з якими інтегрується Система.

КОНСОЛІДАЦІЯ

Додаток "Консолідація" служить для накопичення та аналізу даних про фінансово-господарської діяльності структурних одиниць підприємства, які можуть бути юридичними особами або входити в підприємство на правах філій. Джерелом даних для програми консолідованого обліку є дані бухгалтерського обліку структурних одиниць, підготовлені за допомогою програми Бухгалтерський облік Системи ПАРУС.

Дані передаються у вигляді ордерів. У бухгалтерському додатку формується вихідний ордер: він являє собою вибірку з журналу обліку господарських операцій за деякий період часу. Додаток консолідації, встановлене в головної організації, приймає цей ордер як вхідний

Перелічимо основні способи обміну ордерами між зазначеними вище додатками Системи. 

  1. Якщо додатки консолідації та бухгалтерського обліку встановлені на комп'ютерах , з'єднаних локальною обчислювальною мережею , і обидва додатки використовують загальну базу даних , то Ви можете скористатися найбільш швидким і зручним способом передачі за допомогою спеціальної команди в розділі "Вихідні ордера" бухгалтерського додатки. Якщо потім увійти в розділ "Вхідні ордера" додатка консолідціі, то там відразу з'явиться запис про здобутий ордері. Саме перший варіант передачі ордерів найбільш зручний у головної організації , де ведеться самостійний бухгалтерський облік і консолідація бухгалтерського обліку.
  2. Нехай обидва додатки встановлені на віддалених комп'ютерах, між якими налагоджено обмін за допомогою електронної пошти. Тоді можна передати інформацію за допомогою стандартного засобу Системи - поштової експорту / імпорту.
  3. Нарешті, якщо додатки консолідації та бухгалтерського обліку встановлені на повністю ізольованих один від одного комп'ютерах , то треба застосувати стандартний засіб Системи: файловий експорт / імпорт . При цьому проміжним " сховищем " інформації треба задавати знімний магнітний носій , наприклад , дискету . Відзначимо , що за допомогою файлового експорту / імпорту можна швидко передати ордера між додатками, встановленими на комп'ютерах, які з'єднані ЛВС, але не використовують загальну базу даних. При цьому в якості проміжного "сховища" інформації можна вказати загальнодоступний каталог жорсткого диска сервера ЛВС.

У кожному ордері зазначено , від якої організації він надійшов. Більш того, при подальшій обробці завжди зберігається інформація, яка вказує організацію - джерело інформації. Тому консолідовану інформацію можна отримати для кожної організації (філії) роздільно, по довільним групам та узагальнену для всіх організацій.

На додаток нагадаємо, що в управлінні фінансами облік може проводитися по підрозділах, які не утворюють самостійних балансових одиниць. Подібне підрозділ називають в Системі підрозділом балансової одиниці (ПБЕ) . Належність до ПБЕ також передається в ордері , тому консолідовану інформацію можна отримати в розрізі подібних підрозділів .

Додаток "Консолідація" організовано аналогічно додатком Бухгалтерський облік, що дозволяє швидко освоїти його користувачеві, знайомому з бухгалтерським додатком, і забезпечує подібні функції в частині фінансового обліку:

Додаток "Консолідація " забезпечує також: взаємовиключає розрахунків між філіями компанії; звірку даних на підставі консолідованої головної книги та звітності бухгалтерій відділень.

Сучасна система консолідації бухгалтерського обліку повинна забезпечувати гнучкі засоби узгодження планів рахунків окремих організацій (філій) з планом рахунків консолідації, які, взагалі кажучи, можуть попарно відрізнятися один від одного. Система ПАРУС повною мірою відповідає цій вимозі. Вона забезпечує таку узгодженість за допомогою механізму рахунків відповідності, який встановлює, в простому випадку, для кожного рахунку консолідованого обліку номер відповідного рахунку для кожної організації. Наприклад, рахунку K консолідованого обліку можуть відповідати: рахунок L організації 1, рахунок M організації 2, рахунок N організації 3.

Рахунки відповідності можуть формуватися автоматизовано або вручну. Система забезпечує різноманітні "тонкі" можливості для формування рахунків відповідності з урахуванням субрахунків, аналітичних рахунків і т.п.

Формування плану рахунків тільки в головної організації з подальшою автоматизованої розсилкою такого плану по всіх філіях (наприклад, за допомогою електронної пошти) повністю знімає проблему узгодження при веденні консолідованої ванного обліку. Ще раз підкреслимо, що подібна організація роботи абсолютно необов'язкова.

Система забезпечує супровід даних, зареєстрованих в журналі господарських операцій додатки Бухгалтерський облік, різною додатковою інформацією, що дозволяє деталізувати подібний облік. Наприклад, проводка господарської операції, зареєстрованої в Системі, може відноситися до певного ПБЕ і супроводжується рядом додаткових ознак. Система допускає неузгоджене застосування подібних характеристик в різних віддалених підрозділах однієї організації .

Для усунення цієї неузгодженості при консолідації використовується механізм точок обліку консолідації: кожний віддалений підрозділ, а тому і передається в головну організацію інформація, прив'язується до певної точки; у додатку "Консолідація" ця інформація відпрацьовується за правилами (сформованим заздалегідь або безпосередньо перед відпрацюванням), які вказують особливості обробки (доповнення, виправлення) інформації, що надійшла від конкретних точок .

Наприклад, нехай бухгалтерський облік у підрозділі 11 проводиться без вказівки ПБЕ. Тоді у вхідному ордері вказівка ПБЕ також відсутня. Для подібних ордерів можна задати значення ПБЕ, яке буде "підставлятися" замість "порожнього" значення при відпрацюванні ордера в консолідованому бухгалтерському обліку.

Нехай бухгалтерський облік у віддалених підрозділах філії проводиться із зазначенням найрізноманітніших, але неузгоджених додаткових ознак. У такому випадку можна відпрацьовувати вхідні ордера, ігноруючи ці ознаки або погоджуючи їх певним чином.

Отже, точка обліку консолідації є ознакою, завдяки якої можливе різне відпрацювання даних вхідних ордерів в консолідованому журналі обліку господарських операцій.

наверх
Авторизацiя
Подiлитися 
 
РУС УКР