Формування списку юридичних та фізичних осіб
Будь-яка автоматизована система, що розроблена для вирішення задач обліку даних підприємств і організацій, потребує систематизованого реєстру учасників облікових подій. З цієї причини передбачений спеціальний розділ, який структурований за розділами списку контрагентів. Цей розділ є словниковим, тобто розділом, що містить списки і переліки понять, що використовуються в подальшому для формування облікових даних шляхом підстановки в документи і записи в облікові реєстри систем. Словник, який містить перелік юридичних та фізичних осіб, які використовуються для формування облікових даних, називається «Організації і МВО».
Потрапити в словник «Організації і МВО» можна або через головне меню шляхом послідовного виклику пунктів Словники →Організації і МВО, або з форми редагування документа, натиснувши кнопку переходу в словник для вибору і підстановки конкретного значення у форму редагування.
При додаванні або редагуванні записів словника «Організації і МВО» крім найменування контрагента також задаються його основні характеристики, що використовуються в обліку. Такими характеристиками є адреси, контактна інформація, код ЄДРПОУ, номер свідоцтва про реєстрацію, а для фізичних осіб - паспортні дані. Дана інформація вноситься одноразово для кожного контрагента, з метою подальшого, багаторазового використання в системі.
Списки контрагентів бувають дуже великими, тому для зручності в роботі можна згрупувати записи словника в тематичні розділи. Кожному розділу присвоюється власне найменування. При додаванні контрагента в системі передбачена ознака, що визначає тип запису: це або організація (СПД), або матеріально відповідальна особа (МВО).
Налаштування словника «Організації і МВО» передбачає дві дії:
- реєстрація тематичного розділу;
- реєстрація контрагента.
Реєстрація розділу здійснюється в панелі, розташованої у вікні розділу ліворуч. Вона містить ієрархію розділів, представлених у вигляді дерева каталогів. Додавання розділу можливо тільки в тому випадку, якщо вузол дерева, для якого виконується дія додавання, не має прив'язаних до нього записів контрагентів, або цей вузол є кореневим. Під прив'язкою записів контрагентів мається на увазі, що якщо ми вибираємо даний вузол дерева, то в панелі праворуч немає записів навіть з очищеними умовами відбору (скинутими фільтрами записів).
Додавання розділу виконується шляхом виклику процедури додавання з контекстного меню, або шляхом натискання клавіші
- Необхідно лівою кнопкою мишки вибрати розділ, в якому повинний бути розміщений запис контрагента.
- Потім праворуч у вікні «Список організацій та матеріально відповідальних осіб», із контекстного меню вибрати пункт додати запис. Або встановити фокус введення в дане місце і натиснути клавішу
. - У формі, що з'явилася, редагування запису, залежно від потреби, встановити радіо-перемикач або «Організація (СПД)», або «МВО». Від цього буде залежати зовнішній вигляд форми редагування та набір полів.
- Заповніть поля на вкладках форми усією інформацією, яка відома. Обов'язкові для заповнення поля виділяються кольором (за замовчуванням - жовтим). Якщо в формі редагування контрагента заповнені всі обов'язкові поля, активується кнопка «Записати».
Для організацій як мнемокод вказується або коротке найменування організації, або код ЄДРПОУ.
Повернутись до розділу "Статті з практичної допомоги"