Формування списку юридичних та фізичних осіб

 

www.parus.ua > Продукцiя > Для бюджетних організацій та державних установ > Статті з практичної допомоги > Формування списку юридичних та фізичних осіб

Формування списку юридичних та фізичних осіб

Будь-яка автоматизована система, що розроблена для вирішення задач обліку даних підприємств і організацій, потребує систематизованого реєстру учасників облікових подій. З цієї причини передбачений спеціальний розділ, який структурований за розділами списку контрагентів. Цей розділ є словниковим, тобто розділом, що містить списки і переліки понять, що використовуються в подальшому для формування облікових даних шляхом підстановки в документи і записи в облікові реєстри систем. Словник, який містить перелік юридичних та фізичних осіб, які використовуються для формування облікових даних, називається «Організації і МВО».
Потрапити в словник «Організації і МВО» можна або через головне меню шляхом послідовного виклику пунктів Словники →Організації і МВО, або з форми редагування документа, натиснувши кнопку переходу в словник для вибору і підстановки конкретного значення у форму редагування.
При додаванні або редагуванні записів словника «Організації і МВО» крім найменування контрагента також задаються його основні характеристики, що використовуються в обліку. Такими характеристиками є адреси, контактна інформація, код ЄДРПОУ, номер свідоцтва про реєстрацію, а для фізичних осіб - паспортні дані. Дана інформація вноситься одноразово для кожного контрагента, з метою подальшого, багаторазового використання в системі.
Списки контрагентів бувають дуже великими, тому для зручності в роботі можна згрупувати записи словника в тематичні розділи. Кожному розділу присвоюється власне найменування. При додаванні контрагента в системі передбачена ознака, що визначає тип запису: це або організація (СПД), або матеріально відповідальна особа (МВО).
Налаштування словника «Організації і МВО» передбачає дві дії:

Реєстрація розділу здійснюється в панелі, розташованої у вікні розділу ліворуч. Вона містить ієрархію розділів, представлених у вигляді дерева каталогів. Додавання розділу можливо тільки в тому випадку, якщо вузол дерева, для якого виконується дія додавання, не має прив'язаних до нього записів контрагентів, або цей вузол є кореневим. Під прив'язкою записів контрагентів мається на увазі, що якщо ми вибираємо даний вузол дерева, то в панелі праворуч немає записів навіть з очищеними умовами відбору (скинутими фільтрами записів).
Додавання розділу виконується шляхом виклику процедури додавання з контекстного меню, або шляхом натискання клавіші . Далі вводимо найменування тематичного розділу.

реєстрація контрагента
Реєстрація контрагента здійснюється наступним чином:
  1. Необхідно лівою кнопкою мишки вибрати розділ, в якому повинний бути розміщений запис контрагента.
  2. Потім праворуч у вікні «Список організацій та матеріально відповідальних осіб», із контекстного меню вибрати пункт додати запис. Або встановити фокус введення в дане місце і натиснути клавішу .
  3. У формі, що з'явилася, редагування запису, залежно від потреби, встановити радіо-перемикач або «Організація (СПД)», або «МВО». Від цього буде залежати зовнішній вигляд форми редагування та набір полів.
  4. Заповніть поля на вкладках форми усією інформацією, яка відома. Обов'язкові для заповнення поля виділяються кольором (за замовчуванням - жовтим). Якщо в формі редагування контрагента заповнені всі обов'язкові поля, активується кнопка «Записати».
Контрагент додавання
В якості значення поля «Мнемокод» для фізичної особи вноситься прізвище та ініціали. Якщо не заповнювати відразу мнемокод, а спершу заповнити прізвище, ім'я і по батькові, то значення поля мнемокод буде автоматично сформоване зазначеним вище способом.
Для організацій як мнемокод вказується або коротке найменування організації, або код ЄДРПОУ.

Повернутись до розділу "Статті з практичної допомоги"

Авторизацiя
Подiлитися 
 
РУС УКР