Проведення річної інвентаризації в програмі «ПАРУС»

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: Бюджет, 2014: Проведення річної інвентаризації в програмі «ПАРУС»

Головбух: Бюджет, №38

Федоренко Юлія

Проведення інвентаризації — надзвичайно важливий та відповідальний період у роботі кожного бухгалтера бюджетної установи. Адже за її допомогою забезпечується підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку чи, навпаки, їх невідповідність фактичній наявності майна установи. А попереду ж — складання річної фінансової звітності! Ось тут опорою бухгалтеру і стане система «Парус-Бюджет»

 

 

Порядок проведення інвентаризації та оформлення її результатів регламентується Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 № 90 (далі — Інструкція № 90).

Щоб автоматизувати роботу бухгалтера, а отже, провести інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) та сформувати необхідну звітність набагато швидше і без помилок, використовують модуль «Бухгалтерія» системи «Парус-Бюджет» (далі — Система). А для того, аби бухгалтер почувався впевненіше, пройдемо шлях відображення в Системі результатів інвентаризації та оформлення відповідної документації разом.

Для формування необхідної документації при проведенні інвентаризації у модулі «Бухгалтерія» передбачений пункт меню Звіти Інвентаризаційні відомості (рис. 1).

 

Головне меню модуля «Бухгалтерія». Розділи, які використовуються для проведення інвентаризації

Рис. 1Головне меню модуля «Бухгалтерія»Розділи, які використовуються для проведення інвентаризації

Інвентаризація основних засобів

Розглянемо, як відображається інвентаризація основних засобів у Системі у конкретній робочій ситуації.

СИТУАЦІЯ 1. Бухгалтеру бюджетної установи необхідно підготувати документацію для проведення річної інвентаризації матеріальних цінностей установи.

Згідно з пунктом 2.1 Інструкції № 90 до початку інвентаризації слід перевірити наявність і стан реєстрів обліку основних засобів (карток, книг, описів тощо). І у разі виявлення розбіжностей і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації потрібно до цих документів внести відповідні виправлення й уточнення.

Розглянемо, як це правильно зробити при веденні обліку у модулі «Бухгалтерія».

РІШЕННЯ. Уносимо відповідні виправлення і уточнення за результатами інвентаризації за допомогою модуля «Бухгалтерія» так.

Насамперед зазначимо: для того щоб відобразити отримані під час iнвентаризацiї основних засобів дані, необхідно сформуватиIнвентаризацiйний опис основних засобів за формою, наведеною у додатку 1 до Інструкції № 90.

Для цього в головному меню відкрийте Звіти  Інвентаризаційні відомості  Інвентаризаційний опис.

У формі, що відкрилася, на закладинці Параметри друку заповніть поля (рис. 2):

 

Форма Інвентаризаційний опис. Закладинка Параметри друку

Рис. 2. Форма Інвентаризаційний опис. Закладинка Параметри друку

Тепер перейдіть на закладинку Додатково та зазначте членів інвентаризаційної комісії (рис. 3).

 

Форма Інвентаризаційний опис. Закладинка Додатково

Рис. 3. Форма Інвентаризаційний опис. Закладинка Додатково

Після цього натисніть Почати. На екран за допомогою MS Excel буде завантажено Інвентаризаційний опис основних засобів згідно з додатком 1 до Інструкції № 90. На рис. 4 наведено його фрагмент.

 

Фрагмент Інвентаризаційного опису (додаток 1)

Рис. 4. Фрагмент Інвентаризаційного опису (додаток 1)

З наведеного Інвентаризаційного опису видно, що за деякими основними засобами не відображається інвентарний номер. Це свідчить про розбіжності між даними з Інвентарної картотеки та даними бухгалтерського обліку. Тому, насамперед, необхідно звірити дані у Системі. Зробити це потрібно в такій черговості.

1. Перейдіть до розділу Оборотні відомості  Рух матеріальних цінностейВідкриється вікно Умови відборузаповніть поля:

    • Сформувати відомість за період з 01.10.2014 по 31.10.2014;

    • Рахунок — оберіть субрахунок (101–109) рахунку 10 «Основні засоби», позначивши пробілом, з словника План рахунків, який відповідає Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом від 26.06.2013 № 611.

Натисніть Почати.

2. У Оборотній відомості руху товарно-матеріальних цінностей (далі — Оборотна відомість ТМЦ) відображаються: рахунок, інвентарний номер, назва об’єкту, МВО, залишок на початок періоду, обороти, залишок на кінець періоду (рис. 5). Знаходячись у Оборотній відомості ТМЦ, виконайте команду контекстного меню (далі — КМ) Перехід у …  Інвентарну картотеку або натисніть F9.

3. Відкриється розділ Системи Інвентарна картотека. Поверніться до Оборотної відомості ТМЦ. На екрані з’явиться повідомлення 1 про звірення Оборотної відомості ТМЦ з Інвентарною картотекою (рис. 6). Після стверджувальної відповіді, з’явиться повідомлення 2.  

Оборотна відомість ТМЦ. Контекстне меню

Рис. 5. Оборотна відомість ТМЦ. Контекстне меню

Звірення Оборотної відомості ТМЦ з даними Інвентарної картотеки

Рис. 6. Звірення Оборотної відомості ТМЦ з даними Інвентарної картотеки

 

4. Далі за допомогою MS Excel буде завантажено Звіт про невідповідність даних інвентарної картотеки та оборотної відомості ТМЦ (рис. 7).

Звіт про невідповідність ІК та оборотної відомості ТМЦ

Рис. 7. Звіт про невідповідність ІК та оборотної відомості ТМЦ

Аналізуючи звіт, бухгалтер повинен ліквідувати виявлені розбіжності між даними інвентарної картотеки (стовпчик Залишок по картотеці) та даними бухгалтерського обліку (стовпчик Залишок по відомості).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Після проведення всіх виправлень та коригувань у разі виклику команди КМ у Оборотній відомості ТМЦ Перехід у … Інвентарну картотекуСистема не видаватиме повідомлення про розбіжності даних. 

Провівши всі необхідні коригування, можна друкувати звіт Інвентаризаційний опис та проводити далі інвентаризацію основних засобів.

А після оформлення Iнвентаризацiйного опису основних засобiв складається Порiвняльна вiдомость результатiв iнвентаризацiї основних засобiв (додаток 2 до Інструкції № 90). 

Інвентаризація МНА

Аналогічно до проведення інвентаризації основних засобів в Системі зазначається проведення інвентаризації малоцінних необоротних активів (далі — МНА).

Якщо під час друку Інвентаризаційного опису виявляються розбіжності, необхідно провести звірення Оборотної відомості ТМЦ та Інвентарної картотеки МНА так само, як ми це робили для інвентаризації основних засобів.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для проведення звірення даних Інвентарної картотеки МНА з даними бухгалтерського обліку, знаходячись у розділі Оборотні відомості  Рух матеріальних цінностей, необхідно виконати команду КМ Перехід у …  Картотеку МНА.

Інвентаризація запасів

З огляду на окремі особливості роботи в Системі при відображенні результатів інвентаризації запасів, розглянемо послідовність дій бухгалтера у конкретній ситуації.

СИТУАЦІЯ 2. За результатами проведення інвентаризації інвентаризаційною комісією було виявлено нестачу ТМЦ, придбаних за рахунок коштів загального фонду. А саме:

Осіб, винних у нестачі, не встановлено.

Також було виявлено надлишки ТМЦ, а саме: 6 л бензину марки А-95 за ціною 9,50 грн./л.

Як потрібно відобразити в обліку результат інвентаризації.

РІШЕННЯ. Для вiдображення результатiв iнвентаризацiї матерiалiв, продуктiв харчування та iнших матерiальних запасiв застосовується наведена у додатку 5 до Інструкції № 90 форма Iнвентаризацiйного опису iнших необоротних матерiальних активiв та запасiв (далі — Інвентаризаційний опис).

Його друк виконується з розділу Звіти  Інвентаризаційні відомості  Інвентаризаційний опис. Як формувати Інвентаризаційний опис, ми вже розповіли в попередній ситуації.

Пiсля оформлення у встановленому порядку Iнвентаризацiйний опис передається у бухгалтерію для складання за наведеною у додатку 6 до Інструкції № 90 формою Порiвняльної вiдомостi результатів iнвентаризацiї інших необоротних матерiальних активiв та запасiв (далі — Порівняльна відомість результатів інвентаризації).

Перш ніж приступити до формування Порівняльної відомості результатів інвентаризаціїї слід виконати такі дії.

1. Відкрите розділ Оборотні відомості  Рух матеріальних цінностей. Коли відкриється вікно Умови відборузаповніть поля:

    • Сформувати відомість за період з 01.10.2014 по 31.10.2014;

    • Рахунок — оберіть субрахунок, позначивши пробілом субрахунки для обліку запасів (у нашій ситуації — 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» і 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали»). Натисніть Почати.

2. У сформованій відомості оберіть рядок, за яким визначена нестача (наприклад, папір MAESTRO А4 500 арк.), та виконайте команду КМ Коректувальна операція або натисніть Shift+F5 (рис. 8).

3. Заповніть поля згідно з рис. 8:

    • Каталог для розміщення ГО — вкажіть, у якому каталозі буде збережена господарська операція;

    • Зміст операції коректування — вкажіть назву операції;

    • Встановіть перемикач Сторнувати витрати при надлишку;

    • Результати перенести на рахунок — оберіть необхідний субрахунок;

    • Фактична кількість ТМЦ — вкажіть фактичну кількість ТМЦ за результатами інвентаризації.

Натисніть Перерахувати.

 

Форма Коректувальної операції для інвентаризаційної відомості

Рис. 8. Форма Коректувальної операції для інвентаризаційної відомості

4. Буде створено Господарську операцію зі списання нестачі на останній день звітного періоду (рис. 9).

 

Господарська операція зі списання нестачі ТМЦ

Рис. 9. Господарська операція зі списання нестачі ТМЦ

      5. Виконайте коректувальні операції для всіх позицій ТМЦ, за якими встановлені нестачі.

Для тих позицій, за якими є надлишки, у формі Коректувальної операції для інвентаризаційної відомості встановіть перемикачДооприходувати при надлишку (рис. 8).

Формування Порівняльної відомості результатів інвентаризації

Переходимо власне до формування Порівняльної відомості результатів інвентаризації.

Спочатку слід відкрити Звіти  Інвентаризаційні відомості  Порівняльна відомість результатів інвентаризації.

Форма, що відкрилась, схожа на форму Інвентаризаційного опису, тому поля на закладинці Параметри друку заповніть так, як на рис. 2:

    • Рахунки — позначте клавішею «Пробіл» всі необхідні рахунки для обліку запасів;

    • На дату — встановіть 01.11.2014;

    • Наказ — вкажіть номер та дату наказу;

    • Відповідальний — вкажіть прізвище МВО;

    • Шаблон звіту — оберіть необхідний шаблон з переліку запропонованих.

Перейдіть на закладинку Операції коректування (рис. 10). У полі Зміст операції коректування вкажіть таку саму назву, як і в Змісті операції коректування на рис. 8. Натисніть Почати.

Після таких дій на екран за допомогою MS Excel буде завантажено Порівняльна відомість результатів інвентаризації згідно з додатком 6 до Інструкції № 90 (рис. 10).

Порівняльна відомість результатів інвентаризації. Закладинка Операції коректування

Рис. 10. Порівняльна відомість результатів інвентаризації. Закладинка Операції коректування

Друк фрагмента Порівняльної відомості результатів інвентаризації

Рис. 11. Друк фрагмента Порівняльної відомості результатів інвентаризації

Розбiжностi, якi виникли між фактичними показниками та даними бухгалтерського обліку, відображаються у графі Результати інвентаризації.

Висновки iнвентаризацiї розглядаються iнвентаризацiйною комiсiєю i оформлюються протоколом, у якому вказуються заходи, спрямовані на виявлення недолiкiв.

Виявлені при iнвентаризацiї розбіжності між фактичними залишками матерiальних цінностей i коштів та даними бухгалтерського обліку усуваються відповідно до Інструкції № 90.

Iнвентаризацiйна комiсiя перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації. Свої висновки та пропозиції вона відображає у Протоколі iнвентаризацiйної комiсiї (додаток 12 до Інструкції № 90; далі — Протокол), що заповнюється після закінчення інвентаризації. Виконати друк Протоколу можна за допомогою пункту меню Звіти  Інвентаризаційні відомості  Протокол інвентаризаційної комісії (рис. 1).

РЕЗЮМУЄМО. Ми розглянули лише проведення інвентаризації основних засобів та запасів, але модуль «Бухгалтерія» Системи «Парус-Бюджет» надає користувачеві широке коло можливостей, щоб сформувати перелік необхідних звітів для проведення інвентаризаціїнематеріальних активів, грошових коштів i документів, розрахунків та інших статей балансу.


Юлія Федоренко - головний методист Группы компаний "Парус", спеціально для журналу "Головбух: Бюджет".

Більше публікацій та новин компанії

Зверніть увагу!

Шановні клієнти, на нашому сайті з'явився новий розділ, Консультаційна лінія для бухгалтерів бюджетних організацій, де Ви маєте можливість отримати відповіді на запитання щодо бухгалтерського обліку та розрахунку заробітної плати в бюджетних організаціях.

Головбух: Бюджет №38, жовтень 2014

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР