Обліковуємо бланки суворої звітності у програмі «ПАРУС»

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: Бюджет, 2014: Обліковуємо бланки суворої звітності у програмі «ПАРУС»

Федоренко Юлія

МЦФЕР Головбух: Бюджет, №16
Бюджетні установи використовують у своїй діяльності документи, що мають статус бланків суворої звітності. Їх облік — специфічний і трудомісткий. Утім, із використанням системи «Парус-Бюджет» обліковувати такі документи стало набагато простіше. Розглянемо разом, як має діяти бухгалтер, аби використання засобів автоматизованого обліку було максимально ефективним

 
 
 
 
Бухгалтерський облік грошових документів (поштові марки, проїзні документи, путівки, талони на бензин тощо), бюджетні установи ведуть на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Деякі із них водночас обліковують на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворої звітності».
Розглянемо на конкретних робочих ситуаціях, як можна організувати облік бланків суворої звітності (далі — БСЗ) у модулі «Бухгалтерія» системи «Парус-Бюджет» (далі — Система).
Розділи, які будуть задіяні нами під час обліку БСЗ, зображені на рис. 1. Варто вказати також, що основний обліковий розділ, призначений для ведення операцій із БСЗ, — це Картотека МНА.
 
Головне меню модуля Парус-Бухгалтерія. Розділи, задіяні для обліку бланків суворої звітності
Рис. 1. Головне меню модуля «Бухгалтерія». Розділи, задіяні для обліку БСЗ
 
Ситуація 1. Бюджетна установа придбала свідоцтва серії МН № 11250–11750 у кількості 500 штук за ціною 40 грн. Бухгалтеру потрібно зареєструвати прибутковий ордер № 17 від 14.04.2014 із надходження БСЗ на суму 20 000 грн., які придбані за рахунок загального фонду за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (підстава — договір № 53 від 30.01.2013 із ДП «Інфосервіс»).
РІШЕННЯ. Для обліку БСЗ у модулі «Бухгалтерія» необхідно виконати налаштування відповідних словників.

Налаштування словників

Спочатку потрібно виконати налаштування Плану рахунків. У головному меню Системи оберіть Словники → План рахунків.
1. Для позабалансового рахунку 08 «Бланки суворої звітності» в полі Меморіальний ордер номер оберіть зі списку 16 (рис.2).
 
Налаштування позабалансового рахунку 08 «Бланки суворої звітності»
Рис. 2. Налаштування позабалансового рахунку 08 «Бланки суворої звітності»
 
2. Для субрахунку 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» в Системі повинна бути створена аналітика в розрізі КЕКВ.
3. Для субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» необхідно встановити Типову форму обліку «1 — Малоцінні необоротні активи» (рис. 3).
 
Налаштуваннясубрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті»
Рис. 3. Налаштуваннясубрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті»
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Типова форма обліку синтетичного рахунку визначає порядок обробки Системою аналітичних даних. Типова форма обліку «1 — Малоцінні необоротні активи» надає можливість для ведення обліку МЦ у картках за матеріально-відповідальними особами.
 
4. Виконайте налаштування словника Зразки господарських операцій (далі — ГО). У головному меню Системи оберіть Словники → Зразки → Господарські операції.
У дереві каталогів створіть новий каталог — БСЗ, де зберігатимуться зразки ГО для обліку БСЗ. Перейдіть на праву панель та виконайте додавання нового зразка Оприбуткування БСЗ (рис. 4).
 
Розділ Зразки господарських операцій. Додавання нового зразка
Рис. 4. Розділ Зразки господарських операцій. Додавання нового зразка
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У Зразках господарських операцій для обробки документів використовуються певні формули (рис. 4), а саме:
5. На панель Специфікації (рис. 4) для зразка Оприбуткування БСЗ необхідно додати такі рядки з проводками:
рядок 1 — Оприбуткування БСЗ (без ПДВ);
рядок 2 — Запис на позабалансовому рахунку 08 (згідно з Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 26.06.2013 № 611).

Реєстрація прибуткового ордера

1. Відкрийте розділ Документи Внутрішні документи та оберітькаталог ПО. Далі виконайте команду контекстного меню (далі — КМ) Додавання Додати або скористайтеся клавішею Insert. На екрані з’явиться форма Внутрішній документ: Додавання. Заповніть поля цієї форми (рис. 5).
 
Розділ Внутрішні документи. Додавання прибуткового ордера
Рис. 5. Розділ Внутрішні документи. Додавання прибуткового ордера
 
2. Перейдіть на закладинку Специфікації та виконайте команду КМ Додавання Додати. У полі Код товару оберіть відповідну назву зі словника Номенклатор товарів та послуг. Якщо такої позиції немає у словнику, її необхідно створитита додати до прибуткового ордера (рис. 6).
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Словник Номенклатор товарів та послуг призначений для зберігання та використання в Системі найменувань, одиниць вимірювань та облікових цін товарно-матеріальних цінностей.
 
3. Після додавання кількості та ціни позиції натисніть Записати. Зареєстрований документ в Системі виглядатиме так, як показано на рис.6.
 
Розділ Внутрішні документи. Зареєстрований прибутковий ордер № 17
Рис. 6. Розділ Внутрішні документи. Зареєстрований прибутковий ордер № 17
 
Для того аби інформація з прибуткового ордера була перенесена до обліку, документ необхідно відпрацювати, тобто створити господарську операцію.
4. Знаходячись у розділі Внутрішні документи, виконайте команду КМ Відпрацювання в обліку абонатисніть клавішу F3, оберіть створений зразок ГО та перевірте сформовану господарську операцію (рис. 7).
 
Журнал підготовки господарських операцій. Оприбуткування БСЗ
Рис. 7. Журнал підготовки господарських операцій. Оприбуткування БСЗ
 
5. Згідно зі зразком ГО буде створено два проведення для балансового та позабалансового обліку. У них, відповідно, зазначають назву БСЗ, кількість, ціну, суму. Зауважимо, що загальна сума господарської операції складається з суми показників двох проведень (рис. 7). Після перевірки даних в ГО, натисніть Записати.
 
СИТУАЦІЯ 2. Установа придбала свідоцтва серії МН № 11250–11749 в кількості 500 шт. за ціною 40 грн. Бухгалтер, використовуючи можливості Системи, має:
РІШЕННЯ. Аби правильно виконати поставлені завдання, бухгалтер має діяти так.
1. Після збереження господарської операції на Оприбуткування БСЗ, на екрані з’явиться повідомлення: «Ви виконали дії над рахунками з МНА. Вносити зміни у картотеку МНА?», натисніть Так.
2. Після позитивної відповіді відкриється розділ Картотека МНА.
3. Створіть новий каталог (331) для збереження карток на БСЗ. За допомогою команди КМ Додавання Додати на підставі поточної ГО, виконайте додавання нової картки (рис. 8).
 
Команда КМ Додавання для створення картки БСЗ на підставі поточної ГО
Рис.8. Команда КМ Додавання для створення картки БСЗ на підставі поточної ГО
 
4. На екрані з’явиться форма Картка (Склад): Додавання на підставі поточної ГО (рис. 9), в деякі поля якої автоматично буде перенесена інформація з господарської операції (дата, рахунок, найменування, ціна тощо). На закладинці Основні дані заповніть поля:
Заповнення основних даних Картки (Склад): Додавання на підставі поточної ГО
Рис. 9. Заповнення основних даних Картки (Склад): Додавання на підставі поточної ГО
 
5. Перейдіть на закладинку БСЗ (рис. 10). Укажіть Серію бланків та за допомогою команди КМ Додавання заповніть діапазон номерів бланків. Натисніть Записати.
 
Склад картки БСЗ: Додавання номерів бланків
Рис. 10. Склад картки БСЗ: Додавання номерів бланків
 
6. Для збереження створеної картки БСЗ натисніть Записати. У картотеці з’явиться картка № 1. Закривши вікно розділу Картотека МНА, ви знову опинитесь у розділі Внутрішні документи. Тут на прибутковому ордері № 17 з’явиться відмітка про відпрацювання в обліку.
7. Тепер для подальшої передачі частини БСЗ іншій особі потрібно повернутися в головне меню та відкрити розділ Облік - Картотека МНА.
Виклик команди КМ Введення в експлуатацію
Рис. 11. Виклик команди КМ Введення в експлуатацію
 
8. Оберіть необхідну картку та виконайте команду КМ Операції над картками МНА Введення в експлуатацію (рис. 11). Відкриється вікно, в якому заповніть поля так, як зображено на рис. 12.
Виконання операції Введення в експлуатацію
Рис. 12. Виконання операції Введення в експлуатацію
 
9. Після збереження форми, на екрані з’явиться запит про створення нової картки, натисніть Так.
10. Далі буде створено господарську операцію із Введення в експлуатацію необхідної частини БСЗ (Д-т 331 — К-т 331).
11. Після запису господарської операції відповідні зміни будуть відображені в картотеці МНА:
Створення нової картки. Стан об’єкта — Експлуатація
Рис. 13. Створення нової картки. Стан обєктаЕксплуатація
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Між картками встановлюється зв’язок. Якщо обрати картку № 1 і на панелі Історія операцій виконати команду КМ Дочірня картка (рис. 13), то Система здійснить перехід до картки № 2 (адже ця картка була створена на підставі поточної картки). І навпаки — якщо обрати картку № 2 та виконати команду КМ Батьківська картка, то Система здійснить перехід до картки № 1 (картки, на підставі якої була створена поточна картка).
 
СИТУАЦІЯ 3. Наприкінці місяця бухгалтеру потрібно оформити акт та списати використані бланки свідоцтв серії МН № 11250–11297 (всього 48 шт.).
РІШЕННЯ. Аби виконати це завдання, слід дотримуватися наведеної нижче черговості дій.
1. Відкрийте у головному меню Системи Картотеку МНА та оберіть картку № 2. Списання частини БСЗ із картотеки можна здійснити двома способами:
Радимо скористатися першим способом, тобто сформувати Акт списання.
Для цього виконайте команду КМ Підготовка внутрішнього документа: Списання. У формі, що відкрилась, заповніть поля (рис. 14). У Списку специфікацій вкажіть кількість та діапазон номерів бланків, що списуються. Збережіть внесені дані.
2. Далі відкриється вікно розділу Внутрішні документи. Для збереження створеного документа оберіть папку Акти.
3. Відкриється форма Внутрішній документ: Додавання. Встановіть прапорець Відпрацювати у ГО для того, аби після збереження документа автоматично виконувалось відпрацювання в обліку.
 
Вибір діапазону БСЗ, що списуються
Рис. 14. Вибір діапазону БСЗ, що списуються
 
4. Далі оберіть зразок ГО Списання БСЗ та перевірте сформовану господарську операцію (рис. 15).
Журнал підготовки господарських операцій. Списання БСЗ
Рис. 15. Журнал підготовки господарських операцій. Списання БСЗ
 
5. Після збереження ГО поверніться до Картотеки МНА.
6. В Історії операцій картки № 2 з’явиться запис про списання 48 бланків, а на закладинці БСЗ відобразиться запис про Вибуття діапазону номерів БСЗ (рис. 16).
 
Картка БСЗ. Відображення інформації про Вибуття
Рис. 16. Картка БСЗ. Відображення інформації про Вибуття
 
7. Для обліку надходження, руху та списання БСЗ у Системі використовують типові форми первинного обліку № СЗ-2 «Прибутково-видаткова книга з обліку бланків суворої звітності» та № СЗ-5 «Картка-довідка по виданих і використаних бланках суворої звітності», затверджені наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» від 11.03.1996 № 67.
8. За допомогою команди Друк документа виконаємо друк типової форми № СЗ-5 «Картка-довідка по виданих і використаних бланках суворої звітності» (рис. 17).
 
Друк типової форми № СЗ-5
Рис. 17. Друк типової форми № СЗ-5
 
9. Для відображення позабалансового обліку надходження та витрачання БСЗ сформуємо Меморіальний ордер № 16. Із головного меню Системи Звіти оберіть розділ Меморіальні ордери та заповніть поля, як зображено на рис. 18.
 
Заповнення форми Меморіального ордера № 16 для друку
Рис. 18. Заповнення форми Меморіального ордера № 16 для друку
 
Друк Меморіального ордера № 16 авт
Рис. 19. Друк Меморіального ордера № 16 авт
 
РЕЗЮМУЄМО. Наведені в публікації шляхи розв’язання ситуацій із ведення обліку БСЗ за допомогою Картотеки МНА у модулі «Бухгалтерія» системи «Парус-Бюджет» полегшують роботу бухгалтерів та допомагають їм вивільнити час для вирішення інших нагальних питань. Також надають можливість установі забезпечити суворий контроль за використанням Бланків суворої звітності.
 
Юлія Федоренко - головний консультант-методист групи компаній "Парус", спеціально для журналу "Головбух: Бюджет"

Більше публікацій та новин компанії

Зверніть увагу!

Шановні клієнти, на нашому сайті з'явився новий розділ, Консультаційна лінія для бухгалтерів бюджетних організацій, де Ви маєте можливість отримати відповіді на запитання щодо бухгалтерського обліку та розрахунку заробітної плати в бюджетних організаціях.

Головбух: Бюджет №16, квітень 2014

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР