Головбух: Бюджет, 2016: Облік лікарських засобів та медичних виробів у програмі ПАРУС

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: Бюджет, 2016: Облік лікарських засобів та медичних виробів у програмі ПАРУС

номер журналу
автор статті Федоренко Ю.В.

На склад лікарні надійшли медикаменти. Їх для потреби терапевтичного відділення видано зі складу. Матеріально-відповідальні особи подають відповідні документи, у т. ч. звіти, до бухгалтерської служби. Система «Парус-Бюджет» дозволяє полегшити роботу як матеріально-відповідальних осіб так і бухгалтера, тож розглянем разом автоматизацію обліку медикаментів.

 

 

 

 

Облік лікарських засобів та медичних виробів у програмі ПАРУС

Бухгалтерський облік лікарських засобів та медичних виробів в бюджетних установах здійснюється з дотриманням єдиних методологічних засад, встановлених:

У бухгалтерській службі закладів охорони здоров’я облік лікарських засобів та медичних виробів (далі — медикаменти) ведуть в кількісному та вартісному вимірі у гривнях з копійками за одиницями обліку медикаментів і в розрізі матеріально відповідальних осіб (далі — МВО). У місцях зберігання медикаментів МВО ведуть кількісний облік їх руху.

Тож спробуємо разом, на прикладі ситуації, відтворити особливості ведення обліку медикаментів та формування специфічної звітності за допомогою автоматизованого обліку в модулі «Бухгалтерія» Системи «Парус-Бюджет» (далі — Система).

СИТУАЦІЯ 1. Міська лікарня — не є платником ПДВ. Відповідно до договору від 11.01.2016 № 39 придбала у ТОВ «Медфарм» медикаменти за КЕКВ 2220 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали» за рахунок загального фонду. Бухгалтеру необхідно відобразити в обліку надходження на склад (МВО Демченко В.П.) за накладною від 20.04.2016 № 54 медикаментів на суму 14 379,60 грн. (у т. ч. ПДВ за ставкою 7% — 940,72 грн.). Перелік медикаментів наведено у Таблиці 1.

Таблиця 1

Перелік придбаних медикаментів

№ з/п

Найменування

Одиниці виміру

Кількість

Ціна, грн

Сума, грн

1

Азітроміцин капс.500мг № 3

уп.

100

38,00

3800,00

2

Анальгін 50% 2 мл

амп.

120

2,36

283,20

3

Канефрон 100 мл кр-лі

фл.

20

153,50

3070,00

4

Панзінорм 10 000 № 21

капс.

35

120,00

4200,00

5

Розчин натрію хлориду 0,9% 400 мл

фл.

260

11,64

3026,40

Разом: 

×

×

×

14 379,60

РІШЕННЯ. Під час розв’язання цієї робочої ситуації у Системі будуть задіяні окремі розділи модуля «Бухгалтерія» (див. рис. 1).

Для відображення надходження, переміщення та вибуття медикаментів використовують розділ Внутрішні документи. В головному меню Системи обираємо розділ Документи → Внутрішні документи. Цей розділ призначений для реєстрації накладних, які відображають рух (оприбуткування, вибуття) медикаментів в міській лікарні чи її підрозділах (відділеннях).

парус-Бухгалтерія

Рис. 1. Розділи головного меню модуля «Бухгалтерія», задіяні для обліку

Перед початком роботи в умовах автоматизації бухгалтерського обліку перш за все потрібно налаштувати у Системі словник План рахунків.

Словник План рахунків

Для цього у головному меню Системи обираємо Словники → План рахунків. Цей словник Системи відповідає Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженому наказом Мінфіну від 26.06.2013 № 611. Для розмежування в бухгалтерському обліку інформації про облік на складах та в відділеннях медичного закладу, пропонуємо використовувати субрахунки другого порядку:

Переконайтесь, що у субрахунків встановлено типову форму обліку «2 — Матеріали, товари (Сер. ціни)», тобто вибуття запасів буде відбуватись за середньозваженою собівартістю, що відповідає вимогам пункту 4 розділу ІV НП(с)БОДС 123 (рис. 2).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Згідно з пунктом 4 розділу ІV НП(с)БОДС 123 вибуття запасів оцінюють за такими методами:

Порядок приймання, зберігання, відпуску (переміщення), списання медикаментів, у т. ч. обраний метод оцінки списання, обов’язково слід прописати у розпорядчому документі про облікову політику міської лікарні.

рахунок

Рис.2. Синтетичний рахунок: Виправлення

Оскільки відповідно до пункту 14 розділу ІІІ Методичних рекомендацій № 11 аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими регістрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду — доцільно ввести субрахунки третього рівня за наведеним вище порядком. Або ж спочатку субрахунки другого рівня — враховуючи джерело фінансування (спеціальний, загальний фонд), а потім третього рівня — враховуючи місця зберігання, обліку.

Надходження медикаментів

При надходженні медикаментів до спеціального приміщення для зберігання МВО підписує накладну, підтверджуючи факт отримання медикаментів. При цьому, МВО проводить перевірку відповідності запасів асортименту, кількості, вазі, обсягу площі і якості, які зазначені у супровідних документах.

Після цього, відповідно до пункту 4 розділу ІІІ Методичних рекомендацій № 11 МВО передає за реєстром накладні до бухгалтерської служби міської лікарні, які і є підставою для відображення у Системі інформації про надходження медикаментів.

Щоб інформація про медикаменти, отримані за накладними, відобразилась у Системі потрібно накладні зареєструвати. Для цього відкриваємо розділ Системи Документи → Внутрішні документи → каталог Прибуткові накладні та реєструємо накладну від 20.04.2016 № 54 за допомогою команди контекстного меню (далі — КМ) Додати. Потім переходимо на вкладку Специфікації та вказуємо перелік медикаментів, зазначених у накладній (рис. 3). Оскільки міська лікарня не є платником ПДВ, до вартості медикаментів буде включено суму ПДВ.

створення внутрішнього документу

Рис. 3. Внутрішній документ: Додавання. Специфікації

Після цього на нижній панелі вікна «Внутрішній документ: Додавання» у комірці поля «Відпрацювати у ГО» проставляємо галочку та натискаємо кнопку Записати. При збереженні документа буде автоматично сформовано господарську операцію за зразком кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку при оприбуткуванні медикаментів (див. табл. 2).

Таблиця 2

Кореспонденція субрахунків для відображення в обліку надходження медикаментів

Зміст операції

Кореспонденція субрахунків

Сума, грн.

Д-т

К-т

Оприбуткування медикаментів (вартість без ПДВ)

233/1

675

13 438,88

Сума ПДВ з медикаментів, що придбані за рахунок коштів загального фонду, на яку збільшується вартість медикаментів

233/1

675

940,72

На підставі всіх отриманих прибуткових накладних за звітний місяць МВО складу формує Реєстр отриманих прибуткових накладних за формою, наведеною у Додатку 3 до Методичних рекомендацій № 635. Для цього обираємо розділ Документи → Внутрішні документи → каталог Прибуткові накладні та встановлюємо період перегляду з 01.04.2016 по 30.04.2016.

Скориставшись командою КМ Друк звіту → Звіт про виписані документи (підсумковий) обираємо звіт Реєстр отриманих прибуткових накладних (медичні вироби) та за допомогою MS Excel завантажуємо відповідний звіт (рис. 4).

реєстр накладних

Рис. 4. Реєстр отриманих прибуткових накладних

СИТУАЦІЯ 2. З отриманих на склад медикаментів МВО Демченко В. П. видає частину медикаментів МВО Паламарчук А. В. для терапевтичного відділення. Видача оформлена накладною (вимогою) від 22.04.2016 № 16, відповідно до якої видано:

Бухгалтеру необхідно відобразити в обліку передачу медикаментів зі складу у відділення від однієї МВО до іншої.

РІШЕННЯ. Відображення передачі медикаментів в обліку та Системі має деякі нюанси, адже облік на складі, у відділенні та бухгалтерській службі має свої особливості. Тож їх і розглянемо.

Облік медикаментів на складі

Медикаменти зі складу у відділення видають на підставі накладної (вимоги), форма якої наведена у додатку 2 до Методичних рекомендацій № 635. Її виписує у двох примірниках старша медична сестра кожного відділення.

Для занесення накладної вимоги до Системи обирають розділ Документи → Внутрішні документи → каталог Накладні (вимоги) та за допомогою команди КМ Додати формують накладну (вимогу) від 22.04.2016 №16. Заповнення документу виконують аналогічно заповненню накладної (оприбуткування на склад). Накладна (вимога), сформована в Системі зображена на рис. 5.

друк накладної

Рис. 5 Друк накладної (вимоги)

Після того, як медикаменти відпущені зі складу, МВО на підставі накладних (вимог) на відпуск медикаментів зі складу формує (друкує) Реєстр виданих накладних (вимог), форма якого визначена у додатку 4 до Методичних рекомендацій № 635. Для цього скористаємось командою КМ Друк звіту → Звіт про виписані документи (підсумковий) та вибираємо шаблон звіту Реєстр видаткових накладних (медичні вироби).

Цей реєстр складають у двох примірниках та подають до бухгалтерської служби не пізніше першого числа місяця, наступного за звітним.

Водночас для аналітичного обліку медикаментів у складі МВО веде Книгу складського обліку лікарських засобів та медичних виробів, форма якої наведена у додатку 1 до Методичних рекомендацій № 635.

Для формування книги відкриваємо розділ Звіти → Відомості аналітичного обліку та заповнюємо поля як на рис. 6. На вкладці Товарно-матеріальні цінності в полі Номенклатура обираємо позицію Анальгін 50% 2 мл і натискаємо Почати.

Після таких дій завантажиться книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів, фрагмент якої зображено на рис. 7. У ній відображається за звітний період залишок, надходження та видача окремо за кожною назвою медикаментів на складі по МВО Демченко В. П.

відомості аналітичного обліку

Рис. 6. Відомості аналітичного обліку

книга склад обліку

Рис. 7. Книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів

Окрім цього, МВО на складі не пізніше другого числа місяця, наступного за звітним, складають та подають до бухгалтерської служби міської лікарні Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів, форма якого наведена у додатку 6 до Методичних рекомендацій № 635.

Цей звіт також формують у розділі Звіти → Відомості аналітичного обліку. Для його друку заповнюємо форму як зображено на рис. 6, однак у комірці поля Вид відомості обираємо Скорочена, в комірці поля Шаблон звіту — Звіт про використання мед. виробів. І лише після цього натискаємо Почати. За допомогою MS Excel буде завантажено звіт (рис. 8).

журнал

Рис. 8. Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів

Облік медикаментів у відділенні

Облік медикаментів у відділенні ведуть МВО за найменуваннями за кожним медикаментом у кількісному вимірі. Тому, отримані зі складу медикаменти у відділенні відображають як надходження у Журналі обліку отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів, форма якого наведена у додатку 5 до Методичних рекомендацій № 635.

Цей журнал формують у Системі у розділі Звіти → Відомості аналітичного обліку. При цьому налаштування встановлюємо як на рис. 6, за виключенням комірки поля Шаблон звіту. У ній обираємо Журнал обліку медичних виробів.

Витяг із Журналу обліку отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів за медикаментом Анальгін 50% 2 мл у терапевтичному відділенні по МВО Паламарчук А. В. наведено на рис. 9.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У графах 8, 9 Журналу обліку отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів зазначають відповідно кількість виданих та витрачених лікарських засобів на постах (маніпуляційних кімнатах).

Рис. 9. Журнал обліку отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів

У відділеннях МВО не пізніше другого числа місяця, наступного за звітним, складають та подають до бухгалтерської служби Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів (рис. 8).

Облік медикаментів у бухгалтерській службі

На підставі наданих документів бухгалтер лікарні відображає в бухгалтерському обліку передачу медикаментів зі складу (МВО Демченко В. П.) у терапевтичне відділення (МВО Паламарчук А. В.), тобто в розділі Внутрішні документи інформацію з накладної (вимоги) необхідно перенести в облік використовуючи команду КМ Відпрацювання в обліку.

За цією командою буде створено господарську операцію на видачу медикаментів в сумі 1987,40 грн. з кореспонденцією субрахунків:

Д-т 233/2

К-т 233/1

Результат таких дій можна переглянути у розділі Оборотні відомості → Рух матеріальних цінностей. В умовах формування відомості встановлюємо період з 01.04.2016 по 30.04.2016, у комірці поля Рахунок обираємо 233/1, 233/2, позначивши їх клавішею Пробіл. Після цього натискаємо Сформувати. На екрані з’явиться Оборотна відомість ТМЦ (рис. 10).

оборотна відомість ТМЦ

Рис. 10. Оборотна відомість: Рух матеріальних цінностей

Нагадаємо, що для обліку операцій про витрачання медикаментів застосовують Меморіальний ордер № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів». Сформувати звіт можна з розділу Звіти → Меморіальні ордери.

Резюме. Сподіваємось, наведений матеріал стане в нагоді для бухгалтерів медичних закладів, адже Система «Парус-Бюджет» дозволяє виконувати вимоги нормативних документів, які регламентують бухгалтерський облік лікарських засобів та медичних виробів у бюджетних установах.


Юлія Федоренко - головний методист группы компаний "Парус, спеціально для журналу "Головбух: Бюджет".

Більше публікацій та новин компанії

Зверніть увагу!

Шановні клієнти, на нашому сайті працює розділ, Консультаційна лінія для бухгалтерів бюджетних організацій, де Ви можете отримати відповіді на запитання щодо бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях.

Головбух: Бюджет, №16, 25 квітня 2016

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР