Управління діловими процесами

 

www.parus.ua > Продукцiя > Для бюджетних організацій та державних установ > Управління діловими процесами

Управління діловими процесами

 

Загальна проблема управління діловими процесами: наявність документів - різнорідних, які в сукупності дають повну картину діяльності підприємства

Парус - Управление деловыми процессами

Завантажити буклет

У діяльності будь-якої буджетної установи та організацї можна виділити функції підрозділів по роботі з різного роду фінансовими та іншими документами. Ці документи і процеси з їх відпрацювання часто зосереджені на інтересах і завданнях, визначених підрозділів, функції яких не сполучаються взагалі, або узгоджені неоптимальним чином (наприклад, функції служби сервісного обслуговування та фінансового відділу).

Документи можуть "мігрувати" між підрозділами (виконавцями). При цьому на різних етапах взаємодії реалізуються наперед визначені правила відносин. Таким чином, виникає необхідність об'єднання і узгодження таких правил, а також управління ними в рамках єдиного безперервного ділового процесу.

В даний час ринок програмних продуктів DOC FLOW і WORK FLOW пропонує, як правило, тиражні рішення двох типів:

  • Системи автоматизації управління діловою кореспонденцією - надбудови над засобами електронної пошти, наприклад, Microsoft Exchange або Novell Group Wise. Цей варіант дозволяє вирішувати обмежене коло завдань і більше підходить для автоматизації управління діловодством.
  • Інструментарій, що дозволяє створити власні програми з автоматизації процесів управління підприємством. У цьому випадку потрібне залучення IT-спеціалістів, а для роботи з подібними інструментами - наявність власного штату розробників.
Система класу DOC FLOW автоматизує керування документообігом, а WORK FLOW - забезпечує та координує спільну діяльність декількох учасників процесу управління

 Група компаній "Парус" надає наскрізне та тиражне рішення, що забезпечує:

Рішення групи компаній "Парус" дозволяє перейти від автоматизації окремих функцій управління підприємством до реалізації поняття "модель бізнесу підприємства". Це рішення зосереджує користувачів на безперервному бізнес-процесі, а не на окремих його функції

 Основними поняттями рішення ПАРУС є:

  • Маршрут - порядок, правила і черговість виконання бізнес-процедур, складових конкретних бізнес-процесів.
  • Маршрут розбивається на точки, у кожній з яких конкретизується виконання відповідальними виконавцями певної бізнес-процедури.
  • Основним обліковим об'єктом факту виконання роботи у часі є подія.
  • Маршрутна карта (маршрут подій) містить опис можливих переходів події від однієї точки до іншої і певний перелік виконавців для кожної точки. Подібна карта задає дотримання події з початкової точки до кінцевої, причому допустиме розгалуження шляху і наявність більше однієї кінцевої точки на маршруті.

"Всередині" точки маршруту може бути доступно дію з великого набору функцій Системи ПАРУС (наприклад: формування рахунку, відпрацювання оплати рахунку в бухгалтерії, друк накладної). Дія може бути разовою або періодичною (виконуваних: N разів, поки справедлива спеціальна умова). Користувач виконує певну дію тільки при наявності відповідних повноважень і при дотриманні певних умов. Факт виконання дії реєструються в історії події. Всередині точки маршруту можлива переадресація події іншому виконавцю (наприклад, призначення конкретного менеджера підрозділу для оформлення контракту); причому виконавцем може бути як конкретний співробітник, так і штатна ланка компанії (підрозділ, посада).

Перехід від точки до точки здійснюється автоматичною зміною поточного статусу події на чергову з певного списку або адресацією події конкретному виконавцю іншої точки. Подібний перехід може регламентуватися умовами і повноваженнями для конкретного виконавця (групи виконавців).

В результаті виконання функції може бути сформоване повідомлення учаснику бізнес-процесу. У Системі передбачений вбудований механізм доставки повідомлень за допомогою електронної пошти, повідомлень на мобільний телефон. Повідомлення використовується, наприклад, для нагадування співробітникам про необхідність проведення будь-яких робіт (типу "проконтролювати оплату виставленого рахунку" - для менеджера, що займається клієнтами), для інформування керівництва про закінчення бізнес-процесу. Принагідно зазначимо, що знаходження події в точці маршруту може регламентуватися за часом: після закінчення заданого проміжку Система автоматично надішле відповідне повідомлення, наприклад, виконавцю або його керівнику.

Для опису умов переходів між точками маршруту і виконання дій використовується механізм запитів на ORACLE PL/SQL, що дозволяє гнучко і з мінімальними витратами реалізовувати будь-які необхідні варіанти

 Розглянемо в якості прикладу бізнес-процес "Реалізація товару":

Реалізація товару

Для такого бізнес-процесу в Системі ПАРУС реєструється маршрут "Реалізація товару". Для точок маршруту встановлюється можливість виклику певних дій у розділах логістичної підсистеми: Додати (рахунок на оплату), Друк документа (рахунку на оплату) і т.д.

Зверніть увагу на "Очікування оплати рахунку". Дана бізнес-процедура може залежати від зовнішніх факторів і автоматизується кількома способами. Наприклад, подія повинна залишатися в точці, поки його не переведуть вручну в чергову точку "Відвантаження товару". Перехід буде можливий, якщо відповідальний за дану бізнес-процедуру співробітник, сформує, виходячи з виписок банку, платіж і порівняє його з раніше виставленим рахунком. Таким чином, при спробі переходу з точки "Очікування оплати рахунку" в точку "Відвантаження товару", перш за все, буде перевірено умова: "гроші по даному рахунку прийшли"; при позитивній відповіді подію буде переведено в чергову точку, в іншому випадку буде виведено повідомлення про помилку і подія залишиться в попередній точці.

Виконання процесу відбувається, наприклад, наступним чином. В Системі реєструється і "запускається за маршрутом" подія типу "Реалізація товару". Відповідальний виконавець певної бізнес-функції переглядає список адресованих йому подій. При наявності події виконавець виконує дію в розділі логістичної підсистеми (якщо, звичайно, це передбачено в даній точці). В точці може бути допустима адресація події іншому виконавцю (фактично - це призначення відповідального виконавця); наприклад, в точці "Формування рахунків на оплату" керівник відділу збуту може переадресувати подія конкретного менеджера, який і буде формувати рахунок.

Група компаній "Парус" активно використовує описаний вище механізм у своїй власній діяльності.

Насамкінець, наведемо приклад комплексного використання перспективних технологій Системи ПАРУС в управлінні діловими процесами:

Парус Управління діловими процесами

Це дає можливість всебічного аналізу, прогнозування і моделювання ділових процесів і старанності всіх їх учасників (співробітників, підрозділів).

Авторизацiя
Подiлитися 
 
РУС УКР