Облік використання бюджетних асигнувань у програмі «Парус»

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: Бюджет, 2015: Облік використання бюджетних асигнувань у програмі «Парус»

Головбух: Бюджет, №7, 23.02.2015

Федоренко Юлія

   З початком нового бюджетного року бюджетні установи отримують затверджені розписом бюджету обсяги бюджетних асигнувань. На їх основі за кожною бюджетною програмою, що виконується, установи складають кошторис у розрізі КЕКВ. Тож розглянемо, як правильно за допомогою системи «Парус-Бюджет» обліковувати бюджетні та фінансові бюджетні зобов’язання, а також контролювати виконання бюджетних призначень

 

 
 
Розпорядники бюджетних коштів, тобто бюджетні установи, беруть бюджетні зобов’язання у межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами. Облік бюджетних зобов’язань регламентує Порядок реєстрацiї та облiку бюджетних зобов’язань розпорядникiв бюджетних коштiв та одержувачiв бюджетних коштiв в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309).
Для обліку бюджетних зобов’язань в системі «Парус-Бюджет» (далі — Система) призначений розділ Юридичні зобов’язання, а для обліку фінансових бюджетних зобов’язань — розділ Фінансові зобов’язання (рис.1).
Головне меню модуля «Бухгалтерія». Розділи, задіяні для обліку зобов’язань
Рис. 1. Головне меню модуля «Бухгалтерія». Розділи, задіяні для обліку зобов’язань
 
Розглянемо далі, як сформувати бюджетні зобов’язання та фінансові бюджетні зобов’язання у модулі «Бухгалтерія».
 
СИТУАЦІЯ 1. Бюджетна установа складає та затверджує в органах Державної казначейської служби України (далі — орган Казначейства) кошторис за загальним фондом на 2015 рік у розрізі кодів економічної класифікації видатків (далі — КЕКВ).
Згідно з затвердженими обсягами фінансування вона має зареєструвати бюджетне зобов’язання на підставі укладеного договору № 17 від 05.01.2015 з ПАТ «Центренерго» на отримання послуг з теплопостачання за КЕКВ 2217.
 
РІШЕННЯ. Розглянемо послідовно, як зареєструвати у Системі бюджетне зобов’язання, а також використовуючи її можливості роздрукувати реєстр бюджетних зобов’язань та експортувати внесені дані до програми «Фіндокументи» (Програмне забезпечення для розпорядників та одержувачів бюджетних коштів в органах Казначейства).

Налаштування Системи

Перш ніж почати ведення обліку в програмі, бюджетна установа має визначити, яку саме бюджетну класифікацію вона використовуватиме: програмну чи функціональну.
Для цього слід відкрити розділ меню Файл Настройка Системи, далі — розділ налаштувань Облік (Бюджет) та встановити відповідний перемикач (рис.2).
Настройка Системи Парус
Рис.2. Настройка Системи
 
Налаштування Плану рахунків
 
Облік видатків, доходів та розрахунків бюджетна установа має вести в розрізі КЕКВ.
Тому в словнику План Рахунків Системи, що відповідає Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженому наказом Мінфіну від 26.06.2013 № 611, субрахунок, за яким формується кошторис (тобто субрахунок 701) повинен мати аналітичні субрахунки в розрізі КЕКВ. Для цього в словнику План рахунків до синтетичного субрахунку 701 «Асигнування з державного бюджету на видатки установи та інші заходи», необхідно назначити словник КЕКВ на обраний рівень аналітичних субрахунків (рис.3). Аналогічні дій треба виконати до інших субрахунків обліку видатків, доходів та розрахунків: 301 «Каса в національній валюті», 321 «Реєстраційні рахунки», 364 «Розрахунки з іншими дебіторами», 675 «Розрахунки з іншими кредиторами», 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» тощо.
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У Системі словники План рахунків, КЕКВ заповнені згідно з вимогами законодавства та повністю готові до роботи.
План рахунків, призначення КЕКВ для 1-го рівня аналітичних рахунків
 
Рис.3. План рахунків, призначення КЕКВ для 1-го рівня аналітичних рахунків

Відображаємо показники кошторису установи

Про те, як сформувати кошторис бюджетної установи в Системі, ми вже детально розповідали*. Тож наразі зупинимося лише на окремих нюансах.
На підставі затверджених обсягів фінансування за загальним фондом на 2015 рік у розділі Облік Кошторис витрат формують кошторис на новий бюджетний рік. У заголовку кошторису вказують дату, номер документа, вид коштів, вид класифікації, рахунок, за яким формується кошторис.
На нижній панелі формуються рядки з помісячним розподілом запланованих надходжень у розрізі КЕКВ (рис.4).
 
* Детально про формування кошторису у Системі читайте у публікації Ю. Федоренко «Складаємо кошторис установи у програмі «ПАРУС» тижневика «Головбух: БЮДЖЕТ» № 8/2014 на с. 19 (прим. ред.).
Кошторис витрат на 2015 рік
 
Рис. 4. Кошторис витрат на 2015 рік
 
Для друку кошторису виконайте команду контекстного меню (далі — КМ) Друк звіту Кошторис витрат. За допомогою програми Excel буде завантажено відповідний звіт.
Для передачі даних кошторису в електронному вигляді до органу Казначейства скористайтеся командою КМ Додаткові функції Експорт даних, що настроюється. За допомогою цієї команди буде сформовано файл у форматі dbf для подальшого завантаження до програми «Фіндокументи».

Реєстрація бюджетних зобов’язань

Під час виконання своїх повноважень відповідно до пункту 2.1 Порядку № 309 розпорядники бюджетних коштiв беруть бюджетні зобов’язання в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами.
Для відображення бюджетних зобов’язань в Системі потрібно налаштувати механізм контролю за використанням бюджетних коштів та виконанням кошторису.
Для цього відкрийте в головному меню спочатку розділ Файл Настройка Системи, потім розділ налаштувань Облік (Бюджет) та встановіть прапорець поряд з Контролювати суму юридичних зобов’язань за кошторисом витрат (рис.2).
Тепер перейдіть безпосередньо до формування бюджетних зобов’язань.
Для цього в головному меню Системи відкрийте розділ Облік Юридичні зобов’язання. Виконайте команду КМ Додавання Додати. У формі, що відкрилась, на закладин ці Основні дані заповніть поля:
    • КПКВ — оберіть необхідний код програми;
    • Процедура закупівель — встановіть прапорець, якщо бюджетне зобов’язання взяте із застосуванням процедури закупівель;
    • Вид коштів— оберіть загальний фонд;
    • Документ, Тип— вкажіть Договір. Якщо у полі Номер натиснути клавішу F4, то відкриється розділ Договірні документи, у якому можна обрати заздалегідь створений договір. Тоді дані з цього договору автоматично будуть перенесені до бюджетного зобов’язання (рис. 5);
    • КЕКВ— заповніть відповідний КЕКВ;
    • Зобов’язання—у це поле автоматично буде внесено значення Підсумкова сума з обраного договору.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Сума бюджетних зобов’язань контролюватиметься з урахуванням даних полів КЕКВ, КПКВ, Вид коштів, внесених до розділу Кошторис витрат. Якщо дані у відповідних полях не співпадають, то Система не дозволить зареєструвати поточне зобов’язання і на екрані з’явиться попереджувальне повідомлення.
 
Тепер перейдіть на закладинку Додаткові дані та вкажіть Номер реєстру, до якого буде включено поточне бюджетне зобов’язання. Якщо цього не зробити, Номер реєстру може бути заповнений автоматично з використанням функції КМ Заповнення номеру реєстру. Натисніть Записати.
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо у розділі налаштувань Облік (Бюджет) розділу Файл Настройка Системи встановлений перемикач Денна автоматична генерація номера реєстру (тобто він відмічений прапорцем), то при додаванні нового документа поле Номер реєстру заповнюватиметься автоматично (рис.2).
Юридичне зобов’язання: Додавання
 
Рис.5. Юридичне зобов’язання: Додавання

Друк Реєстру бюджетних зобов’язань

Щоб надрукувати Реєстр бюджетних зобов’язань розділу Юридичні зобов’язання за допомогою команди КМ Відібрати встановіть відповідні умови відбору в полях:
    • КПКВ— програму, за якою формується реєстр (КПКВ_1);
    • Вид коштів — 1 (кошти загального фонду);
    • Номер реєстру— відповідний номер.
Тепер натисніть Встановити.
На екрані відображатимуться лише зобов’язання, які відповідають встановленим умовам відбору. Виконайте команду КМ Друк звіту → Реєстр юридичних зобов’язань (рис.6).
Команди КМ розділу Юридичні зобов’язання
 
Рис. 6. Команди КМ розділу Юридичні зобов’язання
 
За допомогою MS Excel буде завантажено звіт «Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів» за формою, наведеною у додатку 1 до Порядку № 309 (рис.7).
Друк Реєстру бюджетних зобов’язань
 
Рис. 7. Друк Реєстру бюджетних зобов’язань
 
Експорт даних із розділу Юридичні зобов’язання у програму «Фіндокументи»
 
Для того щоб експортувати дані з розділу Юридичні зобов’язання програми «Парус» в електронному вигляді, скористайтеся командою КМ Додаткові функції Експорт даних, що настроюється.
У програмі відкриється таке саме вікно, як зображено у першій частині рис.8. У ньому оберіть файл, який потрібно експортувати. У наступній формі вкажіть шлях для збереження файлу та натисніть Експорт.
За цією командою буде сформовано файл у форматі dbf для подальшого завантаження в програму «Фіндокументи».
Експорт даних з розділу Юридичні зобов’язання
 
Рис.8. Експорт даних з розділу Юридичні зобов’язання
 
СИТУАЦІЯ 2. Бюджетній установі відповідно до укладеного договору № 17 з ПАТ «Центренерго» надійшов рахунок від 05.02.2015 № 14 за надані послуги з теплопостачання за січень на суму 5000,00 грн. Бухгалтер має підготувати фінансове зобов’язання та сплатити рахунок.
 
РІШЕННЯ. Для того щоб підготувати бюджетне фінансове зобов’язання, бухгалтер насамперед має зареєструвати його в Системі.
 
Реєстрація бюджетних фінансових зобов’язань
 
Для формування бюджетних фінансових зобов’язань необхідно з розділу Юридичні зобов’язання виконати команду КМ Підготовка → Фінансового зобов’язання (рис.6).
Відкриється форма документа Фінансове зобов’язання, автоматичне створення: Додавання. До нового документа буде перенесена вся інформація з юридичного зобов’язання, а саме: дані про Договір, КЕКВ, КПКВ, Вид коштів.
Тепер у полі Підтверджуючий документ вкажіть рахунок, скоригуйте суму зобов’язання (рис.9) та вкажіть номер поточного реєстру. Збережіть створений документ.
Після вказаних дій у формі поточного Юридичного зобов’язання з’явиться інформація про суму виконання 5000, 00 грн.
Для подальшої роботи з фінансовим зобов’язанням виконайте команду КМ Перехід у фін. зобов’язання (рис.6).
У розділі Фінансові зобов’язання встановіть такі самі умови відбору, як у розділі Юридичні зобов’язання.
Виконайте друк Реєстру бюджетних фінансових зобов’язань.
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Порядок дій для формування Реєстру бюджетних фінансових зобов’язань та його експорту відповідає описаним діям, які слід вчиняти для формування Реєстру бюджетних зобов’язань. У результаті буде сформований звіт «Реєстр бюджетних фінансових зобовязань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів» за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку № 309.
Фінансове зобов’язання, автоматичне створення: Додавання
 
Рис.9. Фінансове зобов’язання, автоматичне створення: Додавання
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Система надає можливість створювати на основі юридичних зобов’язань фінансові бюджетні зобов’язання з частковою оплатою до тих пір, поки сума зобов’язання не дорівнюватиме сумі виконання (рис. 5).
Під час роботи з юридичними зобов’язаннями у разі потреби можна підготувати сторнуючі або додаткові юридичні зобов’язання та анулювати їх (рис.6).
 
Друк Книги облiку асигнувань та прийнятих зобов’язань
 
Бюджетні установи відповідно до наказу Держказначейства «Про затвердження форм карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ та порядку їх складання» від 06.10.2000 № 100 мають обліковувати зобов’язання у книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань.
Для того щоб сформувати книгу обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань, у головному меню Системи оберіть Звіти Книги обліку асигнувань Асигнування та прийняті зобов’язання (рис. 1).
Відкриється форма, в якій заповніть поля так само, як відображено на рис. 10.
Заповнення Книги облiку асигнувань та прийнятих зобов’язань
 
Рис. 10. Заповнення Книги облiку асигнувань та прийнятих зобов’язань
 
Далі у Системі буде сформований відповідний звіт (рис.11).
Друк Книги облiку асигнувань та прийнятих зобов’язань
 
Рис.11. Друк Книги облiку асигнувань та прийнятих зобов’язань

Реєстрація платіжного доручення

Щоб зареєструвати платіжне доручення, у розділі Фінансові зобов’язання сформуйте платіжний документ за допомогою команди КМ Підготовка Платіжного документа.

Відкриється вікно Зразки платіжних документів, де оберіть заздалегідь створений зразок документа Плата за отримані послуги. Платіжне доручення буде створено автоматично — до нього Система внесе дані про Договір, Номер рахунка, КЕКВ, КПКВ тощо. Для правильного заповнення поля Найменування товару, робіт, виконаних послуг, виконайте команду КМ Казначейство за витратами (рис.12). У полі з’являться відповідні символи #. Для автоматичного перенесення даних з полів Підстава, Підтвердження до поля Найменування товару, робіт, виконаних послуг оберіть відповідні параметри з КМ.

Платіжний документ: Додавання
Рис. 12. Платіжний документ: Додавання
 
Тепер натисніть Записати платіжне доручення.
Перебуваючи у розділі Фінансові зобов’язання, за допомогою команди КМ Перехід у платіжні документи перегляньте створене платіжне доручення.
Щоб сформувати Реєстр платіжних доручень та виконати його експорт, дотримуйтеся вже наведеної інструкції дій для бюджетних зобов’язань.
Подальші дії з відображення інформації в бухгалтерському обліку, тобто створення господарської операції за платіжним дорученням (Дт 675 – Кт 321), буде виконано після проведення платежу органами Казначейства.
 
РЕЗЮМУЄМО. Як бачимо, використання модуля «Бухгалтерія» Системи «Парус-Бюджет» надає можливість бюджетним установам не лише сформувати всю низку документів та звітів при надходженні та використанні державних коштів, але й контролювати використання бюджетних асигнувань при виконанні бюджетних призначень. 

Юлія Федоренко - головний методист Парус, спеціально для журналу "Головбух: Бюджет".

Більше публікацій та новин компанії

Зверніть увагу!

Шановні клієнти, на нашому сайті працює розділ, Консультаційна лінія для бухгалтерів бюджетних організацій, де Ви маєте можливість отримати відповіді на запитання щодо бухгалтерського обліку та розрахунку заробітної плати в бюджетних організаціях.

Головбух: Бюджет, №7, лютий 2015

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР