Облік контрактів на навчання в програмі «Парус»

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: Бюджет, 2014: Облік контрактів на навчання в програмі «Парус»

Головбух: Бюджет, №32

Федоренко Юлія

Завершилася цьогорічна вступна кампанія до вищих навчальних закладів. Тож бухгалтери наразі мають безліч роботи при укладенні договорів із тими студентами, які здобуватимуть вищу освіту платно. Полегшити їх працю можна за допомогою системи «Парус-Бюджет».

 

 

 

 

Модуль «Бухгалтерія» системи «Парус-Бюджет» (далі — Система) надає змогу обліковувати договори на платне навчання у вищих навчальних закладах (далі — ВНЗ) I–IV рівнів акредитації. Використовуючи можливості Системи, бухгалтер установи зможе сформувати графік платежів, виконувати нарахування сум до сплати (враховуючи пільгу за контрактом за її наявності), проводити оплату в безготівковій або готівковій формі, відстежувати суми заборгованостей з урахуванням графіка платежів.

Для ведення обліку договорів з фізичними та юридичними особами на платне навчання у модулі «Бухгалтерія» призначений обліковий розділ — Контракти на навчання (рис. 1).
 
Меню модуля «Парус-Бухгалтерія». Розділи, які використовуються для обліку контрактів на навчання
Рис. 1. Головне меню модуля «Бухгалтерія». Розділи, які використовуються для обліку контрактів на навчання
 
Розглянемо, як за допомогою Системи виконувати правильно облік у конкретній робочій ситуації.
 
СИТУАЦІЯ. Фізична особа Матвієнко В. В., батько студента Матвієнко С. В., уклав з ВНЗ контракт на платне навчання за спеціальністю «Облік та аудит» за кваліфікацією «бакалавр» (6.050100). Термін навчання — 4 роки.
Контракт укладено з 20.08.2014 по 30.06.2018 на суму 48 000 грн. Фізичною особою було внесено авансову суму в розмірі 4800 грн. Відповідно до умов контракту сума, що залишилась, розподіляється рівними частинами на весь період навчання та сплачується кожного семестру.
Уся сума плати за навчання буде виплачена за таким графіком платежів:
20.08.2014 — аванс — 4800 грн.; 20.09.2014 — 5400 грн.; 20.01.2015 — 5400 грн.; 20.09.2015 — 5400 грн.; 20.01.2016 — 5400 грн.; 20.09.2016 — 5400 грн.; 20.01.2017 — 5400 грн.; 20.09.2017 — 5400 грн.; 20.01.2018 — 5400 грн.
Як бухгалтеру в Системі відтворити умови контракту, виконати нарахування суми до сплати за 1-й семестр, надати студенту квитанцію на оплату, відобразити надходження коштів та провести їх в бухгалтерському обліку.
 
РІШЕННЯ. Договори з фізичними та юридичними особами на платне навчання реєструються в Системі у розділі Документи → Контракти на навчання (рис. 1).
 
Готуємося до внесення даних
 
Назву послуги, яку надає ВНЗ з платного навчання, користувач може створювати сам, адже це та назва, яка фігуруватиме у специфікації договору. Для цього слід виконати відповідні налаштування.
Відкрийте розділ Файл → Настройка Системи каталог Документи.
У полі Послуга, щоавтоматично створюється оберіть зі словника Номенклатор товарів та послуг бажану назву послуги, під якою в контрактах на навчання зазначатиметься послуга з навчання (рис. 2). Зауважимо: якщо такої назви у словнику немає, її потрібно додати до словника.
 
Розділ Настройка системи. Виклик послуги Надання послуг з навчання
Рис. 2. Розділ Настройка системи. Виклик послуги Надання послуг з навчання
 
Реєстрація контракту на навчання
 
Реєстрація контрактів на навчання можлива за допомогою одного з типових способів:

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Відмінною рисою розділу Зразки контрактів на навчання є функціональність закладки Графік платежів, де в полі Термін оплати по задається не явна дата платежу, а день, місяць і порядковий номер року, де перший номер року відповідає року дати контракту. При додаванні контракту за зразком в поле Термін оплати по графіка платежів переносяться реальні дати з урахуванням дати договору; у поле Сума заголовка контракту переноситься сума всіх позицій закладки Графік платежів.

Реєстрація за допомогою додавання
 
Розглянемо реєстрацію в Системі договорів (контракту) на платне навчання способом додавання.
Аби розпочати реєстрацію, відкрийте розділ Документи → Контракти на навчання. Ліворуч на панелі каталогів (папок) додайте новий каталог (2014) для створення контрактів на 2014/15 навчальний рік (рис. 3).
Далі перейдіть на праву панель та виконайте команду контекстного меню (далі — КМ) Додавання. На закладинці Основні дані поля заповніть так, як зображено на рис. 3.
 
Розділ Контракти на навчання. Створення нового каталогу
Рис. 3. Розділ Контракти на навчання. Створення нового каталогу
 
На закладинці Специфікації автоматично буде створена позиція, визначена в настройках Системи.
Тепер на закладинці Графік платежів слід створити порядок надходження оплати за навчання згідно з умовами. При цьому суму можна вносити, або зазначивши відсоток до загальної суми контракту, або безпосередньо суму (рис. 4). Для внесення авансового платежу обов’язково треба включити позначку Авансовий платіж. Тоді цей запис не включатиметься в нарахування для подальшої сплати. Не забудьте зберегти внесені дані.
Поверніться на закладинку Основні дані та натисніть Записати.
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для формування графіку платежів одночасно для великої кількості контрактів в Системі передбачені команди КМ Масове додавання графіків платежів та Масове вилучення графіків платежів.
 
Унесення даних до Графіка платежів
Рис. 4. Унесення даних до Графіка платежів
 
Друк та підписання контракту
 
Договір, внесений в Систему можна роздрукувати, скориставшись командою КМ Друк документа або натиснувши F4.
Коли відкриється форма, в ній слід обрати шаблон звіту — Договір на навчання. Натисніть Почати. За допомогою програми MS Excel на екран буде завантажено договір, що містить всі дані з документа, який ми щойно створили. Повний текст договору займає три друкованих сторінки формату А4. На рис. 5 наведемо лише фрагменти договору.
Фрагмент форми Договору на навчання
Рис. 5. Фрагмент форми Договору на навчання
 
Після підписання договору на навчання обома сторонами договір вважається укладеним. В Системі цю подію також можна відтворити. Відкрийте для виправлення відповідний розділ Контракт на навчання та встановіть позначку Затверджений на закладинці Основні дані (рис. 3).
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо відбувається відрахування студента, Контракт на навчання переводиться в стан Припинений та формування нарахувань стає неможливим.Якщо договір розірвано, тодіКонтракт на навчання переводиться в стан Анульовано,що унеможливлює формування документів та проведення оплат (рис. 3).
 
Формування нарахувань та надходження оплати за навчання
 
Виконаємо за допомогою Системи нарахування за вересень за створеним Контрактом на навчання.
1. Оберіть необхідний контракт та виконайте команду КМ Формування нарахувань (рис. 6).
Обираємо вересень у розділі Формування нарахувань
Рис. 6. Обираємо вересень у розділі Формування нарахувань
 
2. Відкриється вікно Відомість нарахувань, в якому буде відображено перелік записів. Зокрема, на закладинці Графік платежів є записи з датою, місяць та рік яких менші або дорівнюють значенню, вказаному у полі Місяць та рік нарахувань, та за якими не виконано операцію Нарахувати. На рис. 7 бачимо один запис, створеного за нашою ситуацією Контракту на навчання.
 
Створений запис у Відомості нарахувань
Рис. 7. Створений запис у Відомості нарахувань
 
3. Для надання квитанції про сплату Матвієнко Світлані Вікторівні — студентці, оплата за навчання якої вноситиметься за сформованим у Системі Контрактом на навчання, виконайте команду КМ Друк документа або натисніть F4(рис. 8). Відповідний шаблон буде завантажено у програму Excel.
 
Зразок надрукованої квитанції
Рис. 8. Зразок надрукованої квитанції
 
4. Далі поверніться у вікно Відомість нарахувань та натисніть кнопку Нарахувати. Автоматично ця дія буде відображена у конкретному записі Графіка платежів контракту.
5. Оплата квитанції студенткою через банк, відбувається як перерахування коштів за навчання на розрахунковий рахунок ВНЗ.
6. Для відображення надходження коштів згідно з випискою банку скористайтесь командою КМ Оплата → Виконати оплату.
7. Відкриється форма Платіж: Додавання, в яку будуть частково перенесені дані з договору та виписки банку (рис. 9). Для відображення надходження коштів у бухгалтерському обліку встановіть прапорець Відпрацювати в ГО платіж.
Закладинка Платіж: Додавання
Рис. 9. Закладинка Платіж: Додавання
 
8. Під час збереження платежу Система почне створення господарської операції на отримання коштів ВНЗ. Відкриється розділ Зразки господарських операцій, де потрібнообрати відповідний зразок господарської операції.
9. Після цього у Журналі господарських операцій буде створено новий запис (рис. 10).
 
Створення запису в Журналі підготовки господарських операцій
Рис. 10. Створення запису в Журналі підготовки господарських операцій
 
10. Перейдіть до розділу Контракти на навчання. Запис сформованого та відпрацьованого платежу можна переглянути за допомогою команди КМ Журнал платежів → Перехід за документом. Відкриється запис отриманого платежу, у якому на нижній панелі буде відображена інформація з поточного договору (рис. 11).
Запис за договором у Журналі платежів
Рис. 11. Запис за договором у Журналі платежів
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У Системі можна реалізувати й зворотній процес: спочатку внести виписку банку в розділ Журнал платежів та у специфікації вказати конкретний договір, а потім відпрацювати в обліку господарську операцію.
 
11. Поверніться до розділу Контракти на навчання. За допомогою команди КМ Виправити або клавіші F8 відкрийте відповідний договір. Перегляньте закладинку Узагальнені суми (рис. 12).
Закладинка Узагальнені суми
Рис. 12. Закладинка Узагальнені суми
 
Розглянемо, яка інформація потрапляє у поля блоку Оплата (рис. 12):
  • Дата останньої оплати — відображається остання дата оплати за наданим документом;
  • Сплачено (ЖП) — сума платежів, зафіксованих в журналі платежів за цим договором;
  • Сплачено (ПД) — відображається сума платіжних документів, створених за цим договором;
  • Нараховано — відображається сума полів тих позицій Графіка платежів, для яких включена позначка Нараховано.
  • Разом сплачено — відображається загальна сума оплат за договором (сума полів Сплачено (ЖП) і Сплачено (ПД)).
 
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У Системі також є можливість для того, щоб формувати податкові накладні (далі — ПН). У розділі Контракти на навчання за допомогою команди КМ Підготовка документів Податкових накладних за оплатами.До того ж Система аналізує з обраних розділів ті оплати, які надійшли за конкретним договором, та «підтягує» їх суми до ПН.

Друк звітів
 
Результат проведених нарахувань та оплат можна згрупувати за розділами (групами, семестрами, курсами) у звітах Зведена відомість нарахувань/оплат, Оборотна відомість нарахувань/оплат. Для друку звітів в КМ оберіть команду Друк звіту Зведена відомість нарахувань/оплат абонатисніть F4.
Для виконання друку натисніть Почати. Далі у MS Excel буде завантажено звіт такого вигляду (рис.13).
Фрагмент Зведеної відомості нарахувань/сплат
Рис. 13. Фрагмент Зведеної відомості нарахувань/сплат
 
У цій публікації ми розглянули ситуацію, коли оплата за навчання за контрактом надійшла у безготівковій формі. Але в Системі також можна виконати формування платіжного документа на отримання оплати послуг з навчання у готівковій формі, тобто створити прибутковий касовий ордер. Для цього слід скористатися командою КМ Підготовка документів → Платіжний документ, з подальшим відпрацюванням у бухгалтерському обліку.
 
РЕЗЮМУЄМО. Використання спеціалізованого розділу Контракти на навчання модуля «Бухгалтерія» Системи «Парус-Бюджет» дає можливість автоматизувати облік договорів на навчання, а також відстежувати заборгованість з оплати навчання студентів. За допомогою Системи бухгалтер має змогу зменшити і обсяг своєї роботи, і витрати часу на формування графіків платежів та виконання нарахувань кожного семестру.
 
Юлія Федоренко - головний консультант-методист Группа компаний "Парус", спеціально для журналу "Головбух: Бюджет"

Більше публікацій та новин компанії

Зверніть увагу!

Шановні клієнти, на нашому сайті з'явився новий розділ, Консультаційна лінія для бухгалтерів бюджетних організацій, де Ви маєте можливість отримати відповіді на запитання щодо бухгалтерського обліку та розрахунку заробітної плати в бюджетних організаціях.

Головбух: Бюджет №32, серпень 2014

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР