Формування касових документів та авансових звітів у програмі «ПАРУС»

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: Бюджет, 2012 : Формування касових документів та авансових звітів у програмі «ПАРУС»

Федоренко Юлія ВолодимирівнаГоловбух БюджетБухгалтеру бюджетної організації у програмі "Парус" потрібно відпрацювати однотипні касові документи - прибуткові касові ордери. Він знає, що є функція, яка дозволяє виконати таке відпрацювання. З'ясуємо, які можливості у формуванні та опрацюванні касових документів, а також документів щодо відрядження пропонує програма "Парус".

 

Бізнес-процес формування касових документів та авансових звітів у модулі “Бухгалтерія” системи “Парус – Бюджет” розглянемо на прикладі господарськтх операцій з підзвітними сумами.

Облік касових операцій в програмі "Парус" ведеться згідно з наказом Державного казначейства України "Про затвердження інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ" від 26.12.2003р. №242. Система дозволяє готувати такі платіжні документи:

Формування касових документів

Формування касових документів можливо декількома способами:

Розглянемо формування касових документів вручну, за допомогою зразка та на підставі авансового звіту.

В головному меню Системи оберіть розділ Документи – Платіжні документи, який призначений для підготовки банківських (ПД) та касових документів (ПКО, ВКО).

Покроковий механізм формування касових документів подамо на прикладі рішення певних ситуацій.

Ситуація 1

На підставі чеку №12458 від 16.07.12 бухгалтеру потрібно оформити ПКО №48 від 16.07.12 по надходженню грошових коштів в касу з банку в розмірі 1000 грн. за КЕКВ 1140 "Видатки на відрядження".

  1. В розділі Платіжні документи створіть каталог – Каса. Для формування  прибуткового касового ордера скористаємось командою Контекстного меню (далі КМ) Додавання - Додати або натисніть клавішу «Insert» (рис. 1).

Додавання в каталозі Каса платіжного документ

 Рис. № 1. Додавання в каталозі Каса платіжного документу.

  1. На екрані з'явиться форма «Платіжний документ: Додавання» для завдання характеристик. Заповніть поля цієї форми (мал. №2).

Формування прибуткового касового документу

Рис. № 2. Формування прибуткового касового документу.

Зверніть увагу!  Поле Найменування товару, робіт, виконаних послуг можна заповнити необхідною інформацією (КЕКВ, Підстава тощо) за допомогою меню, в якому послідовно можна обрати ці параметри, при умові, що вони внесені у відповідні поля документу (мал. №2).

Ситуація 2

На підставі наказу № 85 от 12.07.12 оформити ВКО № 34 від 16.07.12 по видачі авансу на відрядження у розмірі 1000 грн. працівнику Петренко А.П.

1. Для створення  видаткового касового ордера оберіть функцію КМ Додавання - Додати за зразком або F7. Відкриється розділ Зразки платіжних документів,  оберіть заздалегідь створений зразок документу Видача готівки з каси (мал. 3). Далі заповніть поля документу( мал. 4). Збережіть створений документ.

Вибір зразка для створення ВКО

Рис. № 3. Вибір зразка для створення ВКО.

Якщо необхідно додати ПІБ співробітника, це можна зробити у розділі Словники - Організації та МВО, або безпосередньо через форму документа в полі Одержувач ( мал. 4).

Створення запису у розділі “Організації та МВО” під час додавання ВКО

 Рис. № 4. Створення запису у розділі “Організації та МВО” під час додавання ВКО.

2. Виконайте друк ВКО по команді КМ Друк документа - Друк платіжного документа або F4. Оберіть шаблон друку за типовою формою КО-2. (мал. 5).

Вибір шаблону та друк ВКО за типовою формою КО-2

Рис. № 5. Вибір шаблону та друк ВКО за типовою формою КО-2.

Формування авансового звіту

Ситуація 3

Сформувати авансовий звіт №11 від 20.07.12 про використання коштів у відрядженні співробітником Петренко А.П. у розмірі 971 грн.

  1. Знаходячись у розділі Платіжні документи, виконайте команду КМ  Підготовка документів - Авансовий звіт (Рис. 6). Відкриється вікно створення нового документу, заповніть необхідні поля (Рис. 7). Заповніть поле:

Формування АЗ на підставі ПКО

Рис. №6 Формування АЗ на підставі ПКО.

Додавання авансового звіту

Рис. № 7. Додавання авансового звіту.

  1. Після збереження авансового звіту на екрані залишився розділ Платіжні документи. Для перегляду створеного авансового звіту виконайте команду КМ Перехід у…- Авансові звіти.

Зверніть увагу! При  формуванні авансового звіту, функціонал Системи дозволяє в Специфікацію вносити дані про склад витрат на відрядження (вартість проживання, проїзд, добові тощо) або перелік ТМЦ, які було придбано (Рис.8). Також, у разі невчасного повернення підзвітної суми, на закладинці Додаткові дані, можна виконати розрахунок штрафу.

Перелік витрат на відрядження у авансовому звіті

Рис. № 8. Перелік витрат на відрядження у авансовому звіті.

Ситуація 4

Сформувати ПКО №49 від 20.07.12 про повернення невикористаної сумі від співробітника Петренко А.П. у розмірі 29 грн.

1. Для повернення невикористаної суми авансу в Системі є можливість сформувати касовий документ автоматично. Для цього необхідно виконати деякі налаштування.

2. Зайдіть в пункт меню Файл - Настройка Системи. Відкрийте каталог Документи. Виконайте налаштування згідно Рис. №9.

Налаштування Системи для створення касових документів на підставі АЗ

Рис. № 9. Налаштування Системи для створення касових документів на підставі АЗ.

3. Поверніться до розділу Авансові звіти та за допомогою команди КМ Підготовка документів - Платіжний документ або shift+F9, створіть касовий документ на повернення невикористаної суми (Рис. №10). Перевірте внесені дані, запишіть документ.

Формування ПКО на підставі Авансового звіту

Рис. № 10. Формування ПКО на підставі Авансового звіту.

4. Знаходячись у розділі Авансові Звіти, виконайте друк АЗ №11. Для цього скористайтеся командою КМ Друк документу або F4 (Рис. №11).

Друк авансового звіту у програмі Парус

Рис. №11. Друк авансового звіту.

Створення господарських операцій

Для відображення в обліку змін за документами, необхідно виконати формування господарських операцій по ним.

Ситуація 5

Сформувати господарські операції за всіма створеними документами датою формування документів.

  1. У розділі Платіжні документи, відкрийте  каталог Каса, де зберігаються 3 касових документа. Виконайте послідовно над кожним документом команду КМ Відпрацювання в обліку  - Платіжного документа або F3.

2. За цією командою відкриється розділ Зразки господарських операцій, де зберігаються зразки типових операцій.

Якщо відповідного зразка немає, додайте його. Заповніть поля:

       На вкладці Правила відпрацювання:

В полі Дата відпрацювання ГО оберіть   Документа.

  1. Для відпрацювання ПКО, оберіть зразок  Оприбуткування готівки в касу,  Д-т 301К-т 321. Натисніть Обрати.

4. Для відпрацювання ВКО, оберіть (завчасно створений) зразок  Видача готівки з каси під звіт,  Д-т 362К-т 301. Натисніть Обрати.

5. Перевірте створену господарську операцію (Рис. № 12), з ВКО автоматично буде перенесено КЕКВ у проводку на 1-й рівень аналітики.

Створення господарської операції за ВКО № 34
 

Рис. №12. Створення господарської операції  за ВКО № 34.

Зверніть увагу! При  відпрацюванні однотипних документів, наприклад, декількох ПКО, можливо цю дію виконувати масово. Для цього документи необхідно позначити

Пробілом та виконати відпрацювання. При цьому буде створено за одним зразком стільки господарських операцій, скільки позначено документів.

1. Перейдіть до розділу Авансові звіти, виконайте команду КМ Відпрацювання в обліку - Авансового звіту або F3. Відкриється розділ Зразки господарських операцій, де потрібно обрати зразок  Списання використаної суми з підзвітної особи.

Зверніть увагу! При створенні зразка для відпрацювання авансового звіту, для розрахунку суми в зразку необхідно вказати, яку саме суму треба списати. Тобто, в полі Розрахунок суми вказати змінну AO_IZR (Рис. №13), яка з документа Авансовий звіт “витягне” суму з поля Використано.

Використання змінної у зразку для відпрацювання авансового звіту

Рис. №13. Використання змінної у зразку для відпрацювання авансового звіту.

Друк звітів Касової Книги, Меморіальних ордерів.

1. У розділі Платіжні документи, виконайте друк Журналу реєстрації касових документів. (КМ - Друк звіту - Журнал реєстрації касових документів). У формі друку заповніть послідовно поля відповідними типами документів, позначивши їх Пробілом ( Рис. № 14).

Налаштування друку Журналу реєстрації касових документів

Рис. №14. Налаштування друку Журналу реєстрації касових документів.

2. Перейдіть до пункту головного меню Звіти - Касова Книга. Заповніть поля форми:

3. На екрані з’явиться Касова книга за типовою формою КО-3.(Рис. № 15).

Друк Касової Книги

Рис. №15. Друк Касової Книги.

4. За створеними господарськими операціями можливо сформувати МО № 1, 2, 8. Для прикладу розглянемо формування МО № 8.

5. Перейдіть до пункту головного меню Звіти - Меморіальні ордери. У формі заповніть поля необхідними значеннями : МО 8, за рахунком - 362, період - липень 2012. Натисніть Почати(Рис.№16). Буде виведено МО №8  за типовою формою № 386-авт (бюджет) (Рис. № 17).

Заповнення форми для друку МО№8

Рис. № 16 Заповнення форми для друку МО№8.

Зверніть увагу! Також Система дозволяє виконати друк Вкладного аркушу касової книги, Оборотні відомості, Картки аналітичного обліку, довідки, звіти за рахунками та ін.

Друк Меморіального ордеру у програмі Парус

Рис.№17 Друк Меморіального ордеру № 8.

Юлія Федоренко - головний консультант-методист Корпорації Парус, спеціально для журналу "Головбух: Бюджет"

Головбух: Бюджет №31, серпень 2012

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР