Обліковуємо запаси у програмі Парус

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: БЮДЖЕТ, 2013: Обліковуємо запаси у програмі "Парус"

 

Юлія Федоренко, головний консультант-методист группы компаний "Парус", Київ

Облік руху запасів (надходження, переміщення, списання) є досить трудомістким для бухгалтера. Полегшимо працю бухгалтеру щодо відображення руху запасів у облікових регістрах шляхом застосування засобів автоматизації обліку.
 
Програмні продукти группы компаний "Парус" мають модульну структуру.

Процес обліку запасів розглянемо у модулі “Бухгалтерія” Системи “Парус-Бюджет” (далі - Система). Облік запасів ведеться відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 р № 125..

Для обліку запасів у модулі “Бухгалтерія” необхідно виконати налаштування деяких словників (рис. №1): 

 
Рис. №1. Головне меню м. “Бухгалтерія”. Перелік словників.

Для відображення надходження та списання запасів використовується розділ Внутрішні документи. В головному меню Системи оберіть розділ Документи /Внутрішні документи. Цей розділ призначений для реєстрації прибуткових та внутрішніх документів, що фіксують рух запасів в організації.

Реєстрація внутрішніх документів можлива одним з таких типових способів:
Розглянемо реєстрацію документів у розділі Внутрішні документи способом додавання.
 
Рис. №2. Розділ Внутрішні документи. Додавання прибуткового ордера.
Ситуація 1. Бухгалтеру потрібно зареєструвати прибутковий ордер № 15 від 20.03.13 по надходженню малоцінних та швидкозношувальних предметів (МШП) на склад (рах. 221/1) на суму - 650 грн., які придбані за рахунок загального фонду по КЕКВ 2210 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар"  на підставі договору №53 від 30.01.2013 р. з ТОВ "Промсервіс": 
Рішення
 
1. У розділі Внутрішні документи створіть два каталоги ПО та ВД - для збереження прибуткових та внутрішніх документів відповідно (рис. №2). Для реєстрації прибуткового ордера відкрийте каталог ПО та виконайте функцію контекстного меню (далі КМ) → Додати або скористайтеся клавішею «Insert». На екрані з'явиться форма «Внутрішній документ: Додавання» для завдання характеристик. Заповніть поля цієї форми (рис. №2). Натисніть Записати.
Рис. №3. Вибір позицій з Номенклатора товарів та послуг до специфікації ПО.
 
Рис. №4. Словник Номенклатор товарів та послуг. Додавання нової позиції.
2. Перейдіть на нижню панель Специфікації та виконайте команду КМ Додавання  Додати. При виконанні цієї діїСистема запропонує обрати матеріальні позиції з словника Номенклатор товарів та послуг ( рис.3).
 

ЗВЕРТАЄМО УВАГУ! Словник Номенклатор товарів та послуг призначений для зберігання та використання в Системі найменувань, одиниць вимірювань та облікових цін товарно-матеріальних цінностей.

 
3. Якщо таких назв запасів немає у словнику, їх треба додати у відповідні каталоги (рис.4).
Рис. №5. Розділ Внутрішні документи. Зареєстрований прибутковий ордер № 15.

4. Після додавання всіх позицій прибуткового ордера, натисніть Записати. Зареєстрований документ в Системі матиме такий вигляд (рис.№ 5). 

5. Для того, щоб інформація з прибуткового ордера була перенесена до обліку, документ необхідно відпрацювати. Для цього попередньо потрібно налаштувати словники План рахунків, Зразки господарських операцій (ГО).
 
Рис. №6. Словник План рахунків. КЕКВ на 1-ому рівні аналітики до рахунку 675.
6. В головному меню Системи оберіть Словники → План рахунків. Для субрахунків обліку розрахунків з дебіторами/кредиторами, доходів та видатків у Системі повинна бути створена аналітика в розрізі КЕКВ (рис. 6).
 
Рис. №7. Розділ Зразки ГО. Додавання нового зразка.
7. В головному меню Системи оберіть Словники → Зразки → Господарські операції.
 
У дереві каталогів створіть новий каталог – МШП, де будуть зберігатись зразки ГО для обліку МШП. Перейдіть на праву панель та виконайте додавання нового зразка “Оприбуткування МШП” (рис. 7). 
 

ЗВЕРНЫТЬ УВАГУ! У зразках господарських операцій для обробки документів використовуються певні формули:
  • Розрахунок  суми: SP(“2”) – визначає собівартість номенклатури, де “2” – тип номенклатури – товар.  
  • Розрахунок кылькосты номенклатури: К - переносить кількість номенклатури з документа до ГО.

 8. На панель Специфікації для зразка “Оприбуткування МШП” необхідно додати два рядка з проводками. Перший рядок зображено на рис. №7. Для другого рядка вкажіть

Рис. №8. Розділ Зразки ГО. Додавання проводки збільшення фондів у МШП

проводку збільшення фонду у МШП за їх видами за субрахунком (пп. 2.12 Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України вiд 10.07.2000 N 61). Зверніть увагу, що за цією проводкою розрахунку кількості не виконуємо. Суму збільшення фонду у МШП розраховуємо загальним підсумком (рис. №8).

9.  Поверніться до розділу Внутрішні документи та виконайте команду КМ Відпрацювання в обліку або F3, оберіть створений зразок ГО та перевірте сформовану господарську операцію (рис. 9).

Рис. №9. Журнал господарських операцій. Оприбуткування МШП.

10.  Згідно зразка ГО на кожну матеріальну позицію створена окрема проводка, де зазначається назва запасів, кількість, ціна, сума. Збільшення фонду у МШП відображено однією проводкою на загальну суму 650 грн. (рис. 9). Після перевірки, даних в ГО, натисніть Записати.

11. Після збереження ГО в Системі, інформацію про надходження МШП можна побачити в різноманітних облікових регістрах, а саме: Оборотні відомості  Рух коштів за рахунками, Рух матеріальних цінностей, Звіти  Відомості аналітичного обліку та ін.

В головному меню Системи оберіть розділ Оборотні відомості  Рух матеріальних цінностей. В умовах відбору встановіть період, наприклад: з 20.03.13 по 31.03.13, в полі рахунок - 221/1.
 
Рис. № 10.Оборотна відомість ТМЦ. Відображення надходження МШП.
Натисніть Сформувати. На екрані з’явиться Оборотна відомість ТМЦ (Рис. №10).

Передачу (списання) частини запасів в Системі можливо виконати декількома способами:

  • створити внутрішній документ в розділі Внутрішні документи та відпрацювати його;
  • створити внутрішній документ з розділу Рух матеріальних цінностей;
  • створити господарську операцію вручну;
  • створити господарську операцію з розділу Рух матеріальних цінностей.
Рис. № 11. Оборотна відомість ТМЦ. Завдання кількості ТМЦ

 

Розглянемо передачу частини запасів за допомогою створення внутрішнього документа з відомості Рух матеріальних цінностей.

СИТУАЦІЯ 2.

На підставі внутрішньої накладної ВН № 21 від 22.03.13 необхідно передати в експлуатацію частину МШП матеріально-відповідальній особі (МВО) Мельник В.А. (Д-т 221/2 – К-т 221/1):

  • Щітка для підлоги – 8 шт. по 40 грн.;
  • Рис. № 12. КМ оборотної відомость ТМЦ. Команда Підготовка ВД.
  • Відро 10 л –2 шт. по 25 грн

РІШЕННЯ

1. В головному меню Системи оберіть розділ Оборотні відомості → Рух матеріальних цінностей. Сформуйте відомість заперіод з 20.03.13 по 31.03.13 за субрахунком - 221/1. На екрані з’явиться Оборотна відомість ТМЦ.
Рис. № 13. Додавання внутрішнього документа на підставі даних Оборотної відомості ТМЦ.

2.  Для створення внутрішнього документа на передачу МШП з Оборотної відомості ТМЦ необхідно виконати команду КМ  Задати кількість або F3 для кожної з двох матеріальних позицій (рис. 11).

Рис. №14.КМ Оборотної відомості ТМЦ. Друк звіту.

3. Далі в КМ обрати команду Підготовка внутрішнього документа  Підготувати або F7(рис. 12).

 

4. Відкриється розділ Внутрішні документи, де автоматично буде сформовано внутрішню накладну на передачу в експлуатацію заданої кількості ТМЦ ( рис. 13).

 

5.На закладинці Основні дані документа необхідно вказати дату передачі та обрати МВО, якому передається МШП. На закладинці Специфікації інформація буде перенесена з Оборотної відомості ТМЦ автоматично. Збережіть створений документ. Система поверне Вас у Оборотну відомість руху ТМЦ.

 6. Для відображення в обліку руху МШП необхідно відпрацювати внутрішню накладну. Перейдіть до розділу Документи  Внутрішні документи та виконайте команду КМ Відпрацювання в обліку або F3. Оберіть зразок ГО “Передача МШП в експлуатацію” (Д-т 221/2 – К-т 221/1). Збережіть створену господарську операцію, натиснувши кнопку Записати.

Рис. №15.Друк звіту “Оборотна відомість руху матеріальних цінностей”.

7. Перевірте зміни в розділі Оборотні відомості  Рух матеріальних цінностей. В умовах відбору встановіть період, приміро, з 01.03.13 по 31.03.13, в полі Рахунок оберіть 221/1, 221/2, позначивши їх клавішею Пробіл. Натисніть Сформувати. На екрані з’явиться Оборотна відомість ТМЦ. Надрукуйте звіт “Оборотна відомість за рухом ТМЦ” (рис.14.)  

8. Звіт, завантажений у MS Excel, матиме вигляд як на Рис. 15:
 
9. За створеними господарськими операціями можливо сформувати меморіальний ордер (МО) № 6 та №10. Розглянемо формування МО № 10 “Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП”.
Рис. №16. Друк Меморіального ордеру № 10.

10. Перейдіть до пункту головного меню Звіти → Меморіальні ордери. У формі заповніть поля необхідними значеннями: МО 10, за рахунком – 221/1, період - березень 2013. Натисніть Почати. Буде виведено звіт за типовою формою № 439-авт (бюджет) згідно з Інструкцією про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затвердженою наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 №68 (рис. 16).

 

Головбух: БЮДЖЕТ №8, лютий 2013 р. 

 

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР