Головбух: Бюджет: "Облік пального в системі "ПАРУС-Бюджет"

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: Бюджет: "Облік пального в системі "ПАРУС-Бюджет"

методконсультації заробітна плата

 Майже кожна бюджетна установа використовує у своїй повсякденній діяльності пально-мастильні матеріали. Тому питання їх обліку є актуальним. Розглянемо, як можна організувати автоматизований облік пально-мастильних матеріалів, використовуючи систему «ПАРУС-Бюджет» 

Для цілей бухгалтерського обліку пально-мастильні матеріали (далі — ПММ) визнають запасами. Так вчиняють, керуючись пунктом 2 розділу ІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202 (далі — НП(с)БОДС 123).
З метою обліку всіх видів палива, що придбавають чи заготовляють для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для вироблення енергії та опалення будівель, призначено субрахунок 1514 «Пально-мастильні матеріали». На цьому субрахунку також обліковують нафтопродукти, газ, які закуплені й передані на зберігання та які мають відпускатися за талонами і смарт-картками. Це визначено в Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219 (далі — Наказ № 1219).
Тож розглянемо, як можна організувати автоматизований облік ПММ, використовуючи систему «Парус-Бюджет» (далі — Система).
Порядок відображення в обліку операцій з придбання ПММ у Системі «Парус-Бюджет» безпосередньо залежить від форми розрахунків за них і правил їх відпуску на АЗС.

Форми розрахунків за ПММ
Форми розрахунків за ПММ визначено в Iнструкцiї про порядок приймання, транспортування, зберiгання, вiдпуску та облiку нафти i нафтопродуктiв на підприємствах i органiзацiях України, затвердженій спільним наказом Мiнпаливенерго, Мiнекономiки, Мiнтрансзв’язку, Держспоживстандарту від 20.05.2008 № 281/171/578/155 (далі — Інструкція № 281). Так, відповідно до пункту 7.1 Інструкції № 281 на АЗС нафтопродукти відпускають споживачам на підставі укладених договорів або за готівку.
Розрахунки за продані нафтопродукти проводять у готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, талонів, відомостей на відпуск нафтопродуктів тощо) у встановленому законодавством порядку. Про це йдеться в пункі 10 Правил роздрiбної торгiвлi нафтопродуктами, затверджених постановою КМУ від 20.12.1997 № 1442 (далі — Правила № 1442).

Розрахунки за паливо, продане згідно з договорами із застосуванням талонів або відомостей на відпуск нафтопродуктів, проводять винятково через установи банків.

Найпоширенішими формами розрахунків під час придбання ПММ є безготівкові із застосуванням:

Талон — спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника отримати на АЗС фіксовану кiлькість нафтопродукту певного найменування i марки, якi позначені на ньому.

Автоматизований облік палива
На прикладі робочих ситуацій розглянемо особливості ведення обліку палива у талонах. Автоматизований облік палива в талонах ведуть у модулі «Бухгалтерія» Системи.
Розділи головного меню модуля «Бухгалтерія» Системи, які задіяні в обліку палива у талонах, наведемо на рис. 1.

методконсультації зп
 

Рис. 1. Розділи головного меню модуля «Бухгалтерія», задіяні в обліку
 

Унаочнимо використання Системи на прикладах робочих ситуацій.

СИТУАЦІЯ 1. Бюджетна установа (неплатник ПДВ) уклала договір № 34 від 08.02.2017 з постачальником нафтопродуктів «Окко» на придбання 400 л бензину марки А-92 на суму 10 000,00 грн. (у т. ч. ПДВ становить 1666,67 грн.). Постачальник за накладною № 19 від 18.04.2017 надав 40 талонів номіналом 10 л на бензин марки А-92.
Потрібно оприбуткувати пальне та відобразити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» зобов’язання перед постачальником нафтопродуктів «Окко». Талони слід передати матеріально-відповідальній особі (далі — МВО Мельник В.П.).

РОЗВ’ЯЗАННЯ. Як правило, талони на ПММ видають водіям установи, а ті вже обмінюють їх на відповідну кількість палива на будь-якій із перерахованих у договорі з продавцем нафтопродуктів АЗС.
Придбання палива й отримання талонів установа-споживач відображає у своєму аналітичному обліку. Для цього особа, відповідальна за ведення обліку талонів на ПММ (у нашій ситуації — МВО Мельник В.П.), оформляє відомість обліку талонів, де фіксує факти надходження талонів та їх видачу водіям.
Відомість складають у довільній формі. Утім, вона обов’язково має містити всю необхідну інформацію про рух талонів на ПММ. Адже їх облік має бути організовано так, щоб можна було одержати інформацію про:
а) талони:

б) марки палива, що відпускають за талонами. Для цього на кожну марку ПММ відкривають окрему відомість;
в) водіїв, які:

Автоматизуючи бухгалтерський облік, перед початком роботи передусім слід налаштувати в Системі словники. Одним із таких словників є План рахунків.

Словник План рахунків
У головному меню Системи обираємо: Словники → План рахунків. Цей словник Системи відповідає Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.2013 № 1203. Для розмежування в бухгалтерському обліку інформації про ПММ в талонах та ПММ у баках автомобілів бюджетної установи потрібно обрати: Словник → План рахунків → Синтетичний рахунок: Додавання (рис. 2) і відкрити окремі аналітичні рахунки:

методконсультації зарплата
 

 Рис. 2 Синтетичний рахунок: Додавання

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!

Порядок обліку пального обов’язково потрібно зафіксувати в наказі про організацію бухгалтерського обліку установи. А порядок відкритя рахунків аналітичного обліку, за яким їх кодують, зокрема аналітичних рахунків до субрахунку 1514 «Пально-мастильні матеріали», доцільно навести в окремому додатку до Положення про облікову політику.

Словник Номенклатор товарів та послуг

У головному меню Системи обираємо: Словники → Номенклатор товарів та послуг. Словник призначений для зберігання й використання в Системі найменувань, одиниць вимірювань та облікових цін товарно-матеріальних цінностей.

Для обліку бензину А-92 у каталозі ПММ створюємо нову номенклатурну позицію з двома одиницями вимірювання (див. рис. 3). При цьому за основну одиницю виміру обираємо літри, а за додаткову — талони. У полі Коефіцієнт перерахунку проставляємо значення для перерахунку кількості в додаткову одиницю виміру.

методконсультація зарплата

Рис. 3. Додавання номенклатури Бензин А-92

Надходження ПММ

Відкриваємо у головному меню Системи розділ Документи → Внутрішні документи. Цей розділ призначений для реєстрації документів, які відображають рух (оприбуткування, вибуття) матеріальних цінностей. У розділі Внутрішні документи за допомогою функції контекстного меню (далі — КМ) Додавання - Додати прибутковий ордер реєструємо надходження бензину А-92. Заповнюємо поля цієї форми.

На закладинці Специфікації під час внесення кількості отриманого бензину в основній одиниці виміру автоматично відкриється вікно для внесення кількості бензину в додатковій одиниці виміру (у талонах; рис. 4). Також це вікно можна відкрити за допомогою кнопки F4. Натискаємо Записати.

Рис. 4. Додавання кількості бензину А-92 у талонах та літрах

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!

Якщо у головному меню Файл - Настройка Системи, у каталозі налаштувань Основні встановити перемикач Автоматичний запит кількості у додатковій одиниці вимірювання, то за введення кількості номенклатури Система автоматично пропонуватиме ввести кількість для додаткової одиниці вимірювання.

Для відображення в бухгалтерському обліку надходження ПММ виконаємо відпрацювання в обліку. Автоматично буде сформовано господарську операцію за зразком кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку під час оприбуткування палива (рис. 5):

відпустка

Рис. 5. Оприбуткування палива

Як бачимо, бензин А-92 оприбутковано за проведенням, відображеним у рядку 3.1 (див. рис. 5) Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої Наказом № 1219 (далі — Типова кореспонденція).

Тепер розглянемо, як за допомогою Системи відобразити в бухобліку рух та списання безину в талонах.

СИТУАЦІЯ 2. Завгосп бюджетної установи видав водію талони на 170 л бензину А-92 на суму 4250,00 грн. Наприкінці місяця касові чеки АЗС передано до бухгалтерії установи. Вартість фактично витраченого пального згідно з подорожніми листами становить 3750,00 грн. Бухгалтер має відобразити в обліку передачу талонів водію та списання фактично витраченого палива.

Нагадаємо, для обліку талонів в установі ведуть Відомість з обліку талонів на ПММ довільної форми, в якій фіксують придбання, видачу талонів, П.І.Б. матеріально відповідальних осіб (далі — МВО), водіїв тощо.

Зауважимо, що передачу (списання) частини запасів в Системі можливо виконати у кілька способів:

·       створити внутрішній документ у розділі Внутрішні документи та відпрацювати його;

·       створити внутрішній документ з розділу Рух матеріальних цінностей;

·       створити господарську операцію вручну;

·       створити господарську операцію з розділу Рух матеріальних цінностей.

Для відображення в Системі передачі талонів від МВО до водія оформимо Актом у розділі Внутрішні документи та відпрацюємо в обліку (рис. 6).

зарплата відпустка

Рис. 6. Акт передачі талонів на бензин А-92 водію.

За актами, виписаними протягом місяця, можна сформувати звіт. Для цього скористаємося командою КМ Друк звіту → Звіт про виписані документи (повний) та оберемо шаблон звіту Вип. док. повн. (рис.7).

Списання витраченого пального

Коли талони використали, бухгалтерська служба на підставі чеків реєстраторів розрахункових операцій (РРО) АЗС, наданих водієм, виконує проведення, яке відображає заправку службових автомобілів пальним за талонами: за Д-т 1514/1 та К-т 1514/2 на суму 4250,00 грн.

Наприкінці місяця згідно з подорожніми листами, наданими водієм, списують вартість фактично витраченого бензину А-92 за проведенням, зазначеним у рядку 3.15 Типової кореспонденції (див. рис. 8).

 

заробітна плата

 Рис. 7. Звіт про виписані документи

зарплата

 Рис. 8. Запис господарської операції зі списання витраченого пального

Наприкінці місяця переглянемо результат обліку пального у розділі Оборотні відомості → Рух матеріальних цінностей. В умовах формування відомості встановлюємо період з 01.04.2017 по 30.04.2017. У комірці поля Рахунок обираємо зі словника План рахунків аналітичні рахунки 1514/1, 1514/2, позначивши їх клавішею Пробіл. Після цього натискаємо Сформувати. На екрані з’явиться Оборотна відомість ТМЦ.

У КМ обираємо команду Друк звіту → Оборотна відомість за рухом ТМЦ. За допомогою MS Excel буде завантажено звіт за типовою формою З-11, затвердженою наказом Держказначейства «Про затвердження типових форм облiку та списання запасiв бюджетних установ та інструкції про їх складання» вiд 18.12.2000 № 130 (рис. 9).

Нагадаємо, що для обліку операцій про витрачання пального застосовують Меморіальний ордер (далі — МО) № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів». Позаяк в обліку інформацію про паливо у баках автомобілів і паливо у талонах ми розмежували, то скористаємося можливістю формувати звіт за кожним субрахунком окремо. Для цього обираємо: Словник → План рахунків і в налаштуваннях рахунків 1514/1 та 1514/2 встановимо в полі Індекс значення « та «–2» відповідно (рис.2).

Далі виконаємо друк МО №13-2 за аналітичним рахунком 1514/2 «Пально-мастильні матеріали в талонах» з розділу Звіти - Меморіальні ордери (рис.10).

зарплата парус

Рис. 9. Друк звіту Оборотна відомість за типовою формою З-11

пальне

Рис. 10. Меморіальний ордер №13-2

РЕЗЮМУЄМО. Ми розглянули один із можливих варіантів обліку ПММ з використанням автоматизованої системи «ПАРУС-Бюджет». Сподіваємося, цей матеріал допоможе бухгалтеру бюджетної установи розібратись у нюансах обліку пального, виконати всі законодавчі вимоги та ефективно використати робочий час.


Юлія Федоренко - головний консультант- методист групи компаній "Парус", спеціально для журналу "Головбух: Бюджет".

Більше публікацій та новин компанії

Зверніть увагу!

Шановні клієнти, на нашому сайті працють розділи "Методконсультація. Бухгалтерія для бюджету"   та "Методконсультація. Заробітна плата" ,  де Ви можете отримати відповіді на запитання щодо бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях та розрахунку заробітної плати.

Головбух: Бюджет №16, від 28 квітня 2017 року

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР