Головбух: Бюджет, 2015: Автоматизований бухоблік у програмі «ПАРУС»: переносимо залишки

 

www.parus.ua > Пресса о Парусе

Все публикации

Головбух: Бюджет, 2016: Автоматизований бухоблік у програмі «ПАРУС»: переносимо залишки

головбух:бюджет №8


Керівник бюджетної установи вирішив з березня 2016 року вести бухгалтерський облік автоматизовано — за допомогою програми «Парус». Тож найперше, що має зробити бухгалтер установи — перенести дані з оборотних відомостей про рух коштів, матеріальних цінностей та стан розрахунків до системи «Парус-Бюджет». Як це зробити швидко і просто, розглянемо разом.

Автоматизований бухоблік у програмі «ПАРУС»: як ввести залишки

 

Федоренко Ю.В.

Чимало бюджетних установ приєдналося до системи «Парус-Бюджет» (далі — Система) з часу її запровадження. Тож наразі ведення автоматизованого бухгалтерського обліку у них майже не викликає запитань. Інша справа — новачки.

Аби запровадити автоматизоване ведення бухгалтерського обліку, бюджетна установа має перенести до Системи з оборотних відомостей залишки на початок того місяця, з якого вона збирається працювати в Системі. Зробити це не важко, якщо дотримати всіх рекомендацій, наведених у цій публікації.Насамперед зазначимо, що для введення залишків у модулі «Бухгалтерія» Системи призначені три розділи (рис. 1):

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Під час початкового налаштування Системи всі дані з оборотних відомостей вводяться вручну. Утім, заспокоїмо: таке налаштування проводять лише один раз. Надалі залишки на початок наступного місяця Система переноситиме автоматично.

Отже, перед початком роботи в Системі, установа переносить вхідні залишки за:

Зауважимо: з оборотних відомостей про рух матеріальних цінностей до Системи переносять вхідні залишки за рахунками, матеріально-відповідальними особами і найменуваннями матеріальних цінностей в сумовому та кількісному виразі. А от вхідні залишки за дебіторською та кредиторською заборгованостями переносять з оборотних відомостей за розрахунками з дебіторами та кредиторами. Та спочатку слід подбати про налаштування словників Системи.

Налаштування словників Системи

Перш ніж перейти до ведення автоматизованого обліку та перенесення залишків за рахунками бухгалтерського обліку, бюджетна установа має визначитися, з якого облікового періоду вона почне використовувати Систему.

Для цього слід відкрити розділ меню Файл → Настройка Системи, далі перейти до розділу налаштувань Облік і в полі Період початкового введення залишків вказати відповідний період.

Припустімо, що вся потрібна довідкова інформація вже внесена до словників (як-от Номенклатор товарів та послуг, Організації та МВО). Словники План рахунків, КЕКВ * заповнені згідно з вимогами законодавства та повністю готові до роботи.

Тепер можна подбати і про саме перенесення залишків за рахунками.

Внесення залишків коштів за синтетичними та аналітичними рахунками

Приміром, установа має внести до розділу Залишки коштів за рахунками Системи залишки на 01.03.2016 за синтетичними рахунками на підставі книги «Журнал-Головна» (див. табл. 1) та аналітичними рахунками на підставі оборотних відомостей (див. табл. 2).

Залишки за синтетичними рахунками на 01.03.2016

Таблиця 1

Номер субрахунку

Назва субрахунку

Залишок за дебетом

Залишок за кредитом

104

Машини та обладнання

3780,00

-

105

Транспортнi засоби

23 540,00

-

113

Малоцiннi необоротнi матерiальнi активи

15 220,00

-

131

Знос основних засобiв

-

18 368,00

221.1

Малоцiннi та швидкозношуванi предмети, що знаходяться на складі

500,00

-

234

Господарськi матерiали i канцелярське приладдя

1400,00

-

321

Реєстрацiйнi рахунки

5700,00

-

362

Розрахунки з пiдзвiтними особами

50,00

-

401

Фонд у необоротних активах за їх видами

-

24 172,00

411

Фонд у малоцiнних та швидкозношуваних предметах за їх видами

-

500,00

675

Розрахунки з iншими кредиторами

-

7150,00

Баланс за березень

50 190,00

50 190,00

  

Залишки за аналітичними рахунками на 01.03.2016

Таблиця 2

Номер субрахунку

Залишок за дебетом

Залишок за кредитом

321.2271

3000,00

-

321.2272

2000,00

-

321.2250

700,00

-

Усього за субрахунком 321:

5700,00

-

675.3110

-

3150,00

675.2240

-

4000,00

Усього за субрахунком 675:

-

7150,00

362.2250

50,00

-

* Як налаштувати словник КЕКВ на обраний рівень аналітичних рахунків, читайте у публікації Ю. Федоренко «Облік використання бюджетних асигнувань у програмі «Парус» тижневика «Головбух: БЮДЖЕТ» №7/2015 на с. 28

Розділи модуля «Бухгалтерія» Системи, які установа задіє для виконання цього завдання, зображено на рис. 1.

рис. 1

Рис. 1. Розділи модуля «Бухгалтерія», задіяні під час внесення залишків за рахунками

Далі діяти слід, дотримуючись вказаного алгоритму.

1. З головного меню програми оберіть розділ Залишки → Залишки коштів за рахунками.

За допомогою команди контекстного меню (КМ) Додати виконайте додавання залишків за синтетичними рахунками на 01 березня 2016 року (рис. 2).

2. Після внесення до Системи всіх залишків надрукуйте звіт, скориставшись командою КМ Друк звіту — Залишки коштів за рахунками. Баланс за березень має становити 50 190,00 грн. (табл. 1).

3. Для субрахунку 321 «Реєстрацiйнi рахунки» на нижню панель додайте залишки за аналітичними рахунками. За допомогою команди КМ Звірення залишків (рис. 2) Система перевіряє, чи дорівнює залишок за синтетичними рахунками сумарним залишкам за аналітичними рахунками. Якщо занесені до Системи залишки за субрахунком 321 «Реєстрацiйнi рахунки» не дорівнюватимуть один одному, Система сформує відповідне повідомлення.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для субрахунків 321 «Реєстраційні рахунки», 362 «Розрахунки з підзвітними особами», 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» в Системі на першому рівні аналітичних рахунків має бути призначено словник КЕКВ.

4. Аналогічно внесіть дані за аналітичними рахунками оборотних відомостей до субрахунків 362 «Розрахунки з пiдзвiтними особами» та 675 «Розрахунки з iншими кредиторами». 

рис. 2

Рис. 2. Залишки коштів за рахунками

5. Під час закриття розділу Залишки коштів за рахунками Система автоматично порівняє суми залишків за дебетом та кредитом. Якщо вона виявить невідповідність сум залишків, то також сформує попереджувальне повідомлення.

Внесення залишків за товарно-матеріальними цінностями

До розділу Залишки матеріальних цінностей заносять детальну інформацію про товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ) в розрізі найменування ТМЦ, їх кількості та матеріально-відповідальних осіб, за якими вони закріплені. Скажімо, установа має внести до розділу Залишки матеріальних цінностей відомості, зазначені в Таблиці 3.

Залишки товарно-матеріальних цінностей

Таблиця 3 

Номер субрахунку

Матеріально-відповідальна особа

Назва ТМЦ

Кількість, шт.

Ціна, грн.

Сума, грн.

221/1

Мельник В. А.

дзеркало

1

300,00

300,00

221/1

Мельник В. А.

годинник

2

100,00

200,00

234

Кондратюк С. П.

калькулятор

5

110,00

550,00

234

Кондратюк С. П.

ножиці

20

30,00

600,00

234

Кондратюк С. П.

папка для файлів

10

25,00

250,00

 Аби внести до Системи залишки за ТМЦ, дії слід виконувати у вказаній черговості.

1. Відкрийте у головному меню розділ Залишки → Залишки матеріальних цінностей.

За допомогою команди КМ Додати внесіть відомості про ТМЦ, які обліковуються на субрахунках другого класу «Запаси» Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 № 611. За зразок заповнення послугує рис. 3.

рис.3

Рис. 3. Залишок ТМЦ: Додавання

Залишки за субрахунками обліку основних засобів заносять, створивши інвентарну картку на ці об’єкти * Для цього відкрийте розділ Системи Облік → Інвентарна картотека та додайте у відповідний каталог Інвентарні картки на такі об’єкти:

3. Для автоматичного перенесення даних про основні засоби з розділу Інвентарна картотека до розділу Залишки матеріальних цінностей, виконайте команду КМ Формування залишків ТМЦ (рис. 4). При цьому Система має запитати, на який період формувати залишки. Вкажіть березень 2016 року.

рис. 4

Рис. 4. Перенесення відомостей з Інвентарної картотеки до Залишків матеріальних цінностей

* Як створити інвентарну картку, читайте у публікації Ю. Федоренко «Обліковуємо основні засоби за національними стандартами у програмі «Парус» тижневика «Головбух: БЮДЖЕТ» № 42/2015 на с. 31.

 4. Залишки за субрахунком 113 «Малоцiннi необоротнi матерiальнi активи» потрібно внести до розділу Системи Облік → Картотека МНА. Для цього відкрийте відповідний каталог (рис. 5) та додайте Картку на об’єкт малоцiнного необоротного активу (МНА). Приміром, стіл робочий (кількість — 10 шт.; ціна — 1522,00 грн., номенклатурний номер — 1134001; строк використання — 10 років; дата надходження на склад — 11.02.2013).

рис. 5

Рис. 5. Картка (Склад): Додавання

5. Заповніть дані на інших закладинках (кількість об’єктів, термін використання, метод нарахування зносу тощо). Після внесення всіх даних до картки натисніть Записати. Враховуючи, що на момент внесення залишків до Системи об’єкт МНА містився на складі, виконайте команду КМ Операції над картками → Надходження на склад.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо об’єкти картотеки МНА перебувають в експлуатації, тоді за допомогою команди КМ слід виконати команду Операції над картками → Введення в експлуатацію. При цьому на об’єкт МНА буде нарахований знос (50% або 100 % залежно від зазначеної у картці).

рис. 6

Рис. 6. Картотека МНА: Надходження на склад

6. У формі, що відкрилася, зніміть прапорець біля поля Створити господарську операцію. Натисніть Записати (рис. 6).

7. Для автоматичного перенесення даних з розділу Картотека МНА до розділу Залишки матеріальних цінностей виконайте команду КМ Формування залишків ТМЦ (рис. 4).

У вікні, що відкрилось, установіть період березень 2016 року. Система повідомить про успішне формування залишків.

8. Аби перевірити результат виконаних дій, перейдіть до розділу Залишки → Залишки матеріальних цінностей та переконайтесь в наявності сформованих залишків за субрахунками 104 «Машини та обладнання», 105 «Транспортні засоби», 113 «Малоцiннi необоротнi матерiальнi активи».

Внесення залишків за дебіторською та кредиторською заборгованостями

Вхідні залишки за дебіторською та кредиторською заборгованостями, як зазначалося, переносять з оборотних відомостей. Припустімо, що установі потрібно перенести залишки за розрахунками з дебіторами та кредиторами, наведені в Таблиці 4.

Залишки за розрахунками з дебіторами та кредиторами

Таблиця 4

номер субахунку

Контрагент

Підстава

Залишок дебет

Залишок кредит

675.3110

ТОВ «Веселка»

договір від 05.01.2016 № 47

-

3150,00

675.2240

ТОВ «Візард»

договір від 04.01.2016 № 46

-

4000,00

362.2250

Макаренко Н. В.

наказ від 25.02.2016 75

50,00

-

Аби внести до Системи залишки за дебіторською та кредиторською заборгованостями, спочатку слід відкрити з головного меню розділ Залишки → Дебіторська та кредиторська заборгованість. За допомогою команди КМ Додати внесіть дані, наведені в Таблиці 4.

Далі в полі Еквівалент (рис. 7) внесіть суму заборгованості на початок періоду.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Зауважимо, що кредиторська заборгованість вноситься зі знаком «–».

рис. 7

Рис. 7. Заборгованість: Додавання

Аби перевірити правильність внесених залишків, сформуйте оборотну відомість руху коштів за рахунками. Для цього відкрийте з головного меню розділ Оборотні відомості → Рух коштів за рахунками (рис. 1). В умовах відбору встановіть період з 01.03.2016 по 01.03.2016 та натисніть Сформувати.

Система сформує оборотну відомість за рахунками, в якій відобразить внесені залишки.

Скориставшись командою КМ Друк звіту → Оборотна відомість за рахунками, можна виконати друк звіту, який буде завантажено в MS Excel.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо у рядках оборотної відомості з’явились символи ******, це означає, що між внесеними даними у розділах Залишки коштів за рахунками та Дебіторська та кредиторська заборгованість є розбіжності.

Наприкінці звітного періоду, коли сформовані всі відомості та форми бухгалтерської і фінансової звітності, установа має перенести облікові дані на наступний період. Для цього в Системі передбачена можливість автоматично виконати перенесення залишків.

Тож, відкривши з головного меню Залишки → Перенесення залишків на наступний місяць, вкажіть період та натисніть Почати (рис. 8).

Під час перенесення вхідні залишки за рахунками у розділах Залишки коштів за рахунками, Залишки матеріальних цінностей, Дебіторська та кредиторська заборгованість формуються автоматично.

рис. 8

Рис. 8. Перенесення залишків


Юлія Федоренко - головний методист группы компаний "Парус, спеціально для журналу "Головбух: Бюджет".

Більше публікацій та новин компанії

Зверніть увагу!

Шановні клієнти, на нашому сайті працює розділ, Консультаційна лінія для бухгалтерів бюджетних організацій, де Ви можете отримати відповіді на запитання щодо бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях.

Головбух: Бюджет, №08, 29 лютого 2016 року

наверх
Авторизация
Подiлитися 
 
РУС УКР