www.parus.ua > Продукция > Для крупных предприятий (ERP-система) > Управление деловыми процессами

Версия для печати

Управление деловыми процессами

В деятельности любого предприятия можно выделить функции подразделений по работе с различного рода финансовыми и другими документами. Эти документы и процессы по их отработке часто "сосредоточены" на интересах и задачах определенных подразделений, функции которых либо не сопрягаются вообще, либо согласованы, но неоптимальным образом (например, функции службы сервисного обслуживания и финансового отдела).

Документы могут "мигрировать" между подразделениями (исполнителями). При этом на разных этапах взаимодействия реализуются заранее определенные правила отношений. Таким образом, возникает необходимость объединения и согласования подобных правил, а также управления ими в рамках единого непрерывного делового процесса.

В настоящее время рынок программных продуктов DOC FLOW и WORK FLOW предлагает, как правило, тиражные решения двух типов:

  1. Системы автоматизации управления деловой корреспонденцией - надстройки над средствами электронной почты, например, Microsoft Exchange или Novell Group Wise. Этот вариант позволяет решать ограниченный круг задач и больше подходит для автоматизации управления делопроизводством.
  2. Инструментарий, позволяющий создать заказные приложения по автоматизации процессов управления предприятием. В этом случае требуется привлечение IT-специалистов, а для работы с подобными инструментами - наличие собственного штата разработчиков.

 

Корпорация ПАРУС предоставляет сквозное и тиражное решение, обеспечивающее:

  • согласование правил ведения бизнеса в компании с функциями конкретных подразделений и исполнителей;
  • накопление единой базы знаний об особенностях работы как всей компании, так и отдельных подразделений и сотрудников при помощи автоматически поддерживаемой хронологии исполнения бизнес-процессов;
  • сведение воедино формализованных функций финансово-хозяйственной деятельности и неформализованных, например, оперативного планирования и исполнения планов, маркетинга, PR;
  • повышение управляемости деловыми процессами предприятия и информированности руководства о текущем состоянии бизнеса.

 

Основными понятиями решения ПАРУС являются:

  • Маршрут - порядок, правила и очередность исполнения бизнес-процедур, составляющих конкретный бизнес-процесс.
  • Маршрут разбивается на точки, в каждой из которых конкретизируется исполнение ответственными исполнителями определенной бизнес-процедуры.
  • Основным учетным объектом факта исполнения работы во времени является событие.
  • Маршрутная карта (маршрут событий) содержит описание возможных переходов события от одной точки к другой и определенный перечень исполнителей для каждой точки. Подобная карта задает следование события из начальной точки к конечной, причем допустимо разветвление пути и наличие более одной конечной точки в маршруте.

"Внутри" точки маршрута может быть доступно действие из обширного набора функций Системы ПАРУС (например: формирование счета, отработка оплаты счета в бухгалтерии, печать накладной). Действие может быть разовым или периодическим (выполняемым: N раз, пока справедливо специальное условие). Пользователь выполняет определенное действие только при наличии соответствующих полномочий и при соблюдении определенных условий. Факт выполнения действия регистрируются в истории события. Внутри точки маршрута возможна переадресация события другому исполнителю (например, назначение конкретного менеджера подразделения для оформления контракта); причем исполнителем может являться как конкретный сотрудник, так и штатное звено компании (подразделение, должность).

Переход от точки к точке осуществляется автоматической сменой текущего статуса события на очередной из определенного списка или адресацией события конкретному исполнителю другой точки. Подобный переход может регламентироваться условиями и полномочиями для конкретного исполнителя (группы исполнителей).

В результате исполнения функции может быть сформировано уведомление (сообщение) участнику бизнес-процесса. В Системе предусмотрен встроенный механизм доставки уведомлений при помощи электронной почты, сообщений на пейджер или мобильный телефон и т.п. Уведомление используется, например, для напоминания сотрудникам о необходимости проведения каких-либо работ (типа "проконтролировать оплату выставленного счета" - для менеджера, курирующего клиентов), для информирования руководства об окончании бизнес-процесса. Попутно отметим, что нахождение события в точке маршрута может регламентироваться по времени: по истечении заданного промежутка Система автоматически вышлет соответствующее уведомление, например, исполнителю или его руководителю.

 

Рассмотрим в качестве примера бизнес-процесс "Реализация товара":

Схема 1

Для подобного бизнес-процесса в Системе ПАРУС регистрируется маршрут "Реализация товара". Для точек маршрута устанавливается возможность вызова определенных действий в разделах логистической подсистемы: Добавить (счет на оплату), Печать документа (счета на оплату) и т.д.

Обратите внимание на точку "Ожидание оплаты счета". Данная бизнес-процедура может зависеть от внешних факторов и автоматизируется несколькими способами. Например, событие должно оставаться в точке, пока его не переведут вручную в очередную точку "Отгрузка товара". Переход будет возможен, если ответственный за данную бизнес-процедуру сотрудник, сформирует, исходя из выписок банка, платеж и сопоставит его с ранее выставленным счетом. Таким образом, при попытке перехода из точки "Ожидание оплаты счета" в точку "Отгрузка товара", прежде всего, будет проверено условие: "деньги по данному счету пришли"; при положительном ответе событие будет переведено в очередную точку, в противном случае - будет выведено сообщение об ошибке и событие останется в прежней точке.

Исполнение процесса происходит, например, следующим образом. В Системе регистрируется и "запускается по маршруту" событие типа "Реализация товара". Ответственный исполнитель определенной бизнес-функции просматривает список адресованных ему событий. При наличии события исполнитель выполняет действие в разделе логистической подсистемы (если, конечно, это предусмотрено в данной точке). В точке может быть допустима адресация события другому исполнителю (фактически - это назначение ответственного исполнителя); например, в точке "Формирование счета на оплату" руководитель отдела сбыта может переадресовать событие конкретному менеджеру, который и будет формировать счет.

Корпорация ПАРУС активно использует описанный выше механизм в своей собственной деятельности.

В заключение, приведем пример комплексного использования перспективных технологий Системы ПАРУС в управлении деловыми процессами:

Схема 2
  • Решение ПАРУС-ON-LINE дает возможность работать с Системой удаленному пользователю (собственному сотруднику в командировке, партнеру, субподрядчику и т.п.). И все они (разумеется, при наличии определенных прав) могут быть полноценными участниками бизнес-процесса, исполняемого в соответствии с заранее настроенным маршрутом.
  • Технология OLAP может использовать не только логистические, финансовые и производственные данные, но и информацию, накопленную модулем управления деловыми процессами.

Это дает возможность всестороннего анализа, прогнозирования и моделирования деловых процессов и исполнительности всех их участников (сотрудников, подразделений).

© 2000-2015 Корпорация Парус